Apa itu Goods Receipt Note (GRN) dan Pentingnya bagi Bisnis

Dokumen goods receipt note (GRN) memainkan peran utama dalam memastikan kelancaran proses penerimaan barang dan pengelolaan inventaris. Ini digunakan untuk mencatat barang yang diterima oleh perusahaan dari supplier, serta memastikan bahwa barang tersebut sesuai dengan pesanan yang telah dibuat sebelumnya. Tanpa adanya nota penerimaan barang, proses verifikasi barang yang masuk bisa menjadi tidak terkontrol dan membingungkan.

Nota penerimaan barang membantu perusahaan dalam mencocokkan barang yang diterima dengan dokumen pendukung lainnya, seperti purchase order dan dokumen pengiriman barang. Dalam sistem manajemen inventaris, goods receipt note juga memfasilitasi pembaruan stok yang akurat, mencegah kesalahan dalam pengelolaan barang masuk, dan memastikan bahwa barang yang diterima memenuhi standar kualitas yang diinginkan. Dengan penerapan yang tepat, surat ini mendukung efisiensi logistik dan proses gudang yang lebih lancar. Mari simak penjelasan selengkapnya dalam artikel ini!

Pengertian Goods Receipt Note (GRN)

Nota penerimaan barang atau Goods Receipt Note (GRN) adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat barang yang diterima dari supplier. Surat ini diterbitkan setelah barang tersebut tiba di gudang dan melalui proses pemeriksaan sesuai dengan rincian dalam purchase order. Pada umumnya, nota ini berisi informasi detail mengenai barang yang diterima, termasuk jumlah, deskripsi, dan kondisi barang tersebut. Dokumen ini juga biasanya mencantumkan nomor purchase order (PO) yang digunakan untuk memastikan bahwa pengiriman ini memang sesuai dengan permintaan yang telah dibuat sebelumnya. 

Berbeda dengan goods receipt note, delivery order adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan pengiriman atau supplier untuk mengkonfirmasi bahwa barang yang dipesan telah siap dikirim atau telah diterima oleh pelanggan. Delivery order biasanya mencantumkan informasi tentang barang yang akan dikirim dan pengiriman yang dilakukan, tetapi tidak mencakup detail verifikasi penerimaan barang, yang merupakan tugas dari nota penerimaan barang.

Fungsi Goods Receipt Note

Nota penerimaan barang atau goods receipt note memiliki beberapa fungsi utama yang mendukung kelancaran operasional perusahaan, terutama dalam pengelolaan pengiriman dan inventaris. Penggunaan ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan bahwa pengelolaan stok dilakukan dengan efisien. Nota penerimaan barang tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan, tetapi juga sebagai alat kontrol yang mendukung berbagai proses internal perusahaan.

1. Verifikasi Barang yang Diterima

Fungsi pertama yang paling jelas dari goods receipt note adalah untuk memverifikasi barang yang diterima sesuai dengan purchase order. Surat ini digunakan untuk memastikan bahwa barang yang sampai di gudang sesuai dengan yang telah dipesan dalam hal jumlah, jenis, dan kualitas. Tanpa adanya verifikasi ini, kesalahan dalam pengiriman bisa terlewatkan dan menyebabkan masalah dalam pengelolaan stok.

2. Pencocokan Dokumen

Selain verifikasi, nota ini juga digunakan dalam pencocokan dokumen yang disebut tiga arah pencocokan (three-way matching). Proses ini mencocokkan goods receipt note, purchase order, dan invoice untuk memastikan bahwa informasi yang tercatat pada ketiga dokumen tersebut cocok. Jika ada ketidaksesuaian, masalah dapat segera diidentifikasi dan diselesaikan sebelum mempengaruhi laporan keuangan perusahaan.

3. Pembaruan Inventaris secara Real-Time

Setelah barang diterima dan dicatat dalam surat ini, informasi tersebut langsung diperbarui dalam sistem perusahaan. Pembaruan ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola stok dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan barang, dan memastikan bahwa data yang ada selalu akurat dan up-to-date.

4. Alat Pengendalian dan Audit

Nota penerimaan barang juga berfungsi sebagai alat pengendalian dalam proses audit. Dokumen ini dapat digunakan untuk melacak setiap barang yang diterima oleh perusahaan, memungkinkan adanya verifikasi dan pemantauan yang lebih baik. Dalam hal terjadi ketidaksesuaian atau kesalahan dalam penerimaan, goods receipt note memberikan jejak audit yang jelas untuk investigasi lebih lanjut, membantu dalam perbaikan proses dan meminimalkan risiko kecurangan.

Format Dokumen Goods Receipt Note

Nota penerimaan barang adalah dokumen yang cukup terstruktur dan mencakup beberapa informasi penting yang harus dicatat untuk memastikan akurasi dalam proses penerimaan barang. Format dari GRN dapat bervariasi sedikit tergantung pada kebijakan perusahaan atau sistem yang digunakan, tetapi umumnya, dokumen ini terdiri dari beberapa bagian utama yang harus ada. Berikut adalah elemen-elemen penting dalam format dokumen goods receipt note:

1. Header

Bagian pertama dari goods receipt note adalah header, yang berisi informasi dasar mengenai dokumen tersebut. Ini termasuk nama perusahaan, nomor nota, serta tanggal penerimaan barang. Header juga biasanya mencantumkan nomor referensi terkait seperti nomor purchase order (PO) atau nomor pengiriman untuk memudahkan pencocokan dengan dokumen lain. Dengan adanya informasi dasar ini, surat ini dapat dengan mudah diidentifikasi dan dilacak selama proses penerimaan barang.

2. Informasi Supplier

Bagian berikutnya dalam goods receipt note adalah informasi mengenai supplier. Di sini tercatat nama supplier, alamat lengkap, dan detail kontak yang relevan. Hal ini penting karena informasi supplier memungkinkan tim gudang atau departemen logistik untuk dengan cepat mengonfirmasi asal barang, serta menangani komunikasi lebih lanjut jika ada masalah terkait pengiriman.

3. Detail Pengiriman

Nota penerimaan barang juga mencakup detail pengiriman, yang mencatat informasi terkait pengiriman yang dilakukan oleh supplier. Informasi ini mencakup nomor pengiriman, nomor resi, serta metode pengiriman yang digunakan (misalnya, via laut, darat, atau udara). Bagian ini berguna untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan informasi yang tertera pada dokumen pengiriman yang digunakan oleh supplier.

4. Daftar Barang

Bagian yang paling penting dalam surat ini adalah daftar barang yang diterima. Di sini tercatat nama barang, jumlah unit, kode barang, dan kondisi barang pada saat diterima. Setiap item dalam goods receipt note harus dicocokkan dengan yang tercantum dalam purchase order dan faktur. Dengan mencantumkan detail barang secara lengkap, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan siap untuk dimasukkan dalam manajemen inventaris.

5. Tanda Tangan

Terakhir, nota penerimaan barang biasanya memerlukan tanda tangan dari pihak yang menerima barang di gudang. Tanda tangan ini merupakan bukti bahwa barang telah diterima dan diverifikasi oleh pihak yang berwenang. Dalam beberapa kasus, tanda tangan penerimaan barang juga dapat mencakup pihak supplier atau kurir untuk memastikan bahwa pengiriman telah diterima dengan baik.

Proses Pembuatan Goods Receipt Note

Proses pembuatan Goods Receipt Note (GRN) adalah langkah penting dalam pengelolaan penerimaan barang. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti penerimaan, tetapi juga sebagai dasar untuk pembaruan sistem inventaris dan pencocokan dengan purchase order dan invoice. Berikut adalah tahapan utama dalam pembuatannya:

1. Penerimaan Barang di Gudang

Proses pembuatan goods receipt note dimulai ketika barang tiba di gudang setelah pengiriman dari supplier. Petugas gudang atau penerima barang pertama-tama memeriksa jumlah dan kondisi barang sesuai dengan dokumen pengiriman dan purchase order. Mereka memastikan bahwa barang yang diterima cocok dengan yang dipesan, baik dari segi jenis, jumlah, dan kualitas. Jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan, hal tersebut harus dicatat untuk verifikasi lebih lanjut.

2. Verifikasi Dokumen dan Pencatatan Data

Setelah barang diperiksa, dokumen yang relevan seperti purchase order dan invoice akan diperiksa dan dibandingkan dengan barang yang diterima. Surat ini kemudian dibuat untuk mencatat barang yang diterima, mencantumkan nomor PO, deskripsi barang, jumlah, dan kondisi barang. Data ini biasanya dimasukkan ke dalam sistem manajemen inventaris atau sistem ERP perusahaan untuk pembaruan stok secara real-time.

3. Pengisian dan Penandatanganan 

Setelah semua informasi tercatat, nota penerimaan barang diisi dengan lengkap. Dokumen ini harus memuat semua detail yang relevan, termasuk informasi supplier, detail pengiriman, daftar barang, serta tanda tangan penerimaan dari pihak yang menerima barang di gudang. Tanda tangan ini menandakan bahwa barang telah diterima dengan baik dan sesuai dengan yang dipesan. Dalam beberapa kasus, pihak supplier atau kurir juga diminta untuk menandatangani sebagai bagian dari proses verifikasi.

4. Pembaruan Stok dan Pencocokan Dokumen

Setelah goods receipt note selesai dan diverifikasi, informasi yang tercatat akan digunakan untuk memperbarui stok barang dalam sistem inventaris.Selain itu, proses pencocokan antara GRN, purchase order, dan invoice (tiga arah pencocokan) dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pembayaran atau pengelolaan barang. Proses ini memastikan bahwa segala transaksi yang terkait dengan penerimaan barang tercatat dengan akurat dan transparan.

Tantangan dalam Goods Receipt Note

Meskipun ini sangat penting dalam memastikan kelancaran proses penerimaan barang dan pengelolaan inventaris, penerapan dan penggunaannya dapat menghadirkan berbagai tantangan. Tantangan ini, jika tidak diatasi dengan baik, dapat mempengaruhi efisiensi operasional, akurasi pengelolaan barang, dan bahkan mengganggu proses bisnis secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa tantangan umum yang dihadapi oleh perusahaan dalam menggunakan goods receipt note.

1. Ketidaksesuaian Antara Barang yang Diterima 

Salah satu tantangan utama dalam penerapan GRN adalah ketidaksesuaian antara barang yang diterima dan yang tercantum dalam purchase order. Masalah ini sering terjadi ketika supplier mengirimkan barang yang berbeda dari yang dipesan, baik dari segi jumlah, jenis, atau kualitas. Nota penerimaan barang harus memverifikasi bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, namun jika ada perbedaan, proses verifikasi bisa memakan waktu lebih lama dan menyebabkan keterlambatan dalam pembaruan stok serta pencocokan dokumen.

2. Proses Manual yang Rentan terhadap Kesalahan

Di beberapa perusahaan, pembuatan dan pencatatan goods receipt note masih dilakukan secara manual. Hal ini meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian data, seperti penulisan jumlah barang yang salah, atau ketidaksesuaian antara dokumen yang satu dengan yang lainnya. GRN yang tidak tercatat dengan akurat dapat menyebabkan masalah dalam manajemen inventaris dan laporan stok, serta memperburuk pencocokan dengan purchase order dan invoice.

3. Keterlambatan dalam Pembaruan Stok

Jika goods receipt note tidak diproses dengan cepat, pembaruan stok barang dalam sistem inventaris dapat tertunda. Keterlambatan ini mengarah pada ketidaktepatan data laporan stok, yang berpotensi menyebabkan masalah dalam perencanaan pembelian atau pengelolaan barang. Nota penerimaan barang harus segera diproses dan diverifikasi agar pembaruan stok dapat dilakukan secara real-time dan efisien, menghindari potensi kehilangan barang atau stok berlebih.

4. Integrasi yang Tidak Optimal

Tantangan lain dalam penggunaan goods receipt note adalah integrasi dengan sistem logistik. Jika sistem yang digunakan tidak dapat mengakomodasi secara otomatis data yang tercatat dalam GRN, maka proses pencatatan barang yang diterima bisa menjadi lebih rumit. Hal ini dapat mempengaruhi proses gudang dan menambah beban administratif, mengurangi efisiensi operasional.

Tingkatkan Efisiensi Pengiriman Barang dengan Software Logistik Bridgenr

Proses pengiriman barang yang efisien sangat penting untuk memastikan bahwa produk sampai ke tujuan dengan tepat waktu dan dalam kondisi baik. Namun, pengelolaan pengiriman barang yang melibatkan berbagai faktor dan peraturan sering kali menjadi tantangan besar bagi perusahaan. Tanpa alat yang tepat, seperti software logistik, proses ini bisa menjadi sangat kompleks dan memakan waktu, mengarah pada pemborosan biaya, keterlambatan pengiriman, dan kesalahan dalam administrasi.

Software logistik Bridgenr membantu mengatasi tantangan ini dengan menyediakan sistem yang terintegrasi untuk mengelola setiap aspek pengiriman barang. Dengan menggunakan teknologi terkini, Bridgenr mempermudah perencanaan, pelacakan, dan pengelolaan biaya pengiriman dalam satu platform yang efisien. Berikut adalah beberapa fitur utama dari Software Logistik Bridgenr yang mendukung efisiensi pengiriman barang:

• Freight Cost Estimation & Quotation: Memberikan estimasi biaya pengiriman secara otomatis berdasarkan jarak, berat, volume, dan moda transportasi yang dipilih.
• Freight Booking & Planning: Mempermudah pengelolaan booking dan perencanaan pengiriman dari satu sistem, termasuk memberikan rekomendasi port terdekat.
• Real-Time Shipment Visibility: Menyediakan visibilitas pengiriman berbasis AI, memungkinkan pemantauan status barang yang dikirim secara real-time.
• Multi-Modal Transport Integration: Mendukung integrasi berbagai moda transportasi seperti laut, udara, dan darat dalam satu sistem.
• Automated Documentation & Compliance Management: Mengotomatisasi pembuatan dokumen seperti bill of lading, invoice, dan deklarasi bea cukai.
• Dynamic Freight Rate Management: Secara otomatis memperbarui tarif pengiriman berdasarkan faktor seperti musim, permintaan, dan biaya bahan bakar.
• Real-Time Fleet Tracking: Memberikan kemampuan pelacakan kendaraan secara real-time menggunakan GPS dan IoT, memberikan visibilitas penuh terhadap posisi armada.

Dengan fitur-fitur ini, Software Logistik Bridgenr membantu perusahaan mengoptimalkan pengiriman barang, meningkatkan efisiensi logistik, mengurangi biaya operasional, dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Kesimpulan

Goods Receipt Note (GRN) adalah dokumen yang sangat penting dalam proses pengelolaan pengiriman dan penerimaan barang. Nota penerimaan barang ini berfungsi sebagai bukti fisik bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, baik dari segi jumlah, jenis, maupun kualitas. Dengan adanya nota ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pengiriman yang diterima tepat, menghindari kesalahan penerimaan barang, serta menjaga akurasi dalam manajemen inventaris.

Selain itu, goods receipt note juga berperan sebagai dasar untuk pencocokan antara purchase order, invoice, dan dokumen pengiriman barang, yang dikenal dengan proses tiga arah pencocokan. Hal ini menjamin transaksi yang transparan dan mengurangi potensi kesalahan dalam pembayaran kepada supplier. Dengan integrasi yang baik dalam sistem ERP, nota penerimaan barang ini memastikan pembaruan stok secara real-time. Ini membantu perusahaan menjaga kontrol penuh atas barang yang masuk.

Jika Anda ingin mengoptimalkan proses penerimaan barang dan memaksimalkan efisiensi dalam manajemen barang, cobalah demo dan konsultasi gratis untuk melihat bagaimana sistem kami dapat membantu mengelola pengelolaan barang yang lebih efisien dan terorganisir.