Mengelola sumber daya manusia di era digital menuntut perusahaan untuk lebih efisien dan terorganisir. Tanpa sistem yang terstruktur, pencatatan data karyawan, penggajian, absensi, hingga rekrutmen bisa menjadi proses yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai beralih ke Sistem HRIS yang dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan berbagai tugas HR.
Sistem HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi untuk digitalisasi pengelolaan SDM dalam satu platform terpadu. Dengan HRIS, perusahaan dapat menyimpan dan mengelola data karyawan secara lebih efisien, mendukung berbagai fungsi HR seperti payroll, absensi, rekrutmen, hingga pemantauan kinerja karyawan. Teknologi ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tim HR, tetapi juga membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis data yang lebih akurat.
Dalam artikel ini, Anda akan menemukan pembahasan lengkap mengenai pengertian HRIS, fitur utama, manfaat, serta tips memilih sistem HRIS yang tepat untuk mendukung operasional HR di perusahaan Anda.
Apa itu Sistem HRIS?
Sistem HRIS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola serta mengotomatisasi berbagai proses utama HR, seperti penggajian, pencatatan waktu kerja, dan administrasi tunjangan karyawan. HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan dalam satu sistem terpusat, sehingga informasi seperti riwayat pekerjaan, absensi, serta dokumen administrasi dapat diakses dengan cepat.
Dengan sistem ini, HR tidak perlu lagi mengelola data secara manual di berbagai file terpisah, sehingga proses pencarian dan pembaruan informasi menjadi lebih praktis. Selain itu, pengolahan data yang lebih terstruktur membantu HR dalam mengambil keputusan terkait manajemen tenaga kerja.
Apa Perbedaan antara HRIS, HRMS, dan HCM?
HRIS, HRMS, dan HCM adalah sistem yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia, tetapi masing-masing memiliki cakupan dan fungsi yang berbeda. HRIS atau Human Resource Information System berfokus pada pengelolaan data karyawan, seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, absensi, dan penggajian. Sistem ini digunakan untuk menyimpan, mengorganisir, dan mengotomatiskan berbagai proses administrasi dasar dalam HR agar lebih praktis dan terstruktur.
HRMS (Human Resource Management System) memiliki fitur yang lebih luas dibandingkan HRIS karena mencakup fungsi tambahan seperti manajemen kinerja, pelatihan, dan pengelolaan tunjangan karyawan. Sedangkan, HCM (Human Capital Management) tidak hanya menangani administrasi HR, tetapi juga strategi pengelolaan tenaga kerja, termasuk rekrutmen, pengembangan karyawan, dan perencanaan suksesi.
Fitur Utama dalam Sistem HRIS
Sistem HRIS hadir dengan berbagai fitur penting yang membantu HR dalam mengelola data dan proses karyawan secara efisien. Berikut beberapa fitur utama dari sistem HRIS adalah sebagai berikut:
1. Pengelolaan Absensi dan Cuti
Pencatatan kehadiran karyawan dapat dilakukan secara otomatis menggunakan fingerprint, kartu akses, atau aplikasi berbasis cloud. Data absensi yang terekam langsung tersimpan dalam sistem, sehingga HR dapat memantau jadwal kerja, keterlambatan, serta pengajuan cuti tanpa harus memeriksa dokumen secara manual. Proses persetujuan cuti juga menjadi lebih cepat dan transparan bagi karyawan serta manajemen.
2. Sistem Payroll Otomatis
Perhitungan gaji dilakukan secara otomatis berdasarkan data absensi, tunjangan, potongan pajak, dan komponen lainnya tanpa perlu proses manual. Setelah perhitungan selesai, pembayaran dapat diproses langsung melalui integrasi dengan perbankan. Dengan cara ini, karyawan menerima gaji secara tepat waktu dan perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam penghitungan yang bisa berdampak pada kepuasan karyawan.
3. Database Karyawan dan Penyimpanan Data
Semua informasi karyawan tersimpan dalam sistem HRIS, mencakup data pribadi, riwayat pekerjaan, kontrak kerja, hingga dokumen administratif lainnya. HR dapat mengakses atau memperbarui data dengan cepat tanpa perlu mencari file fisik atau berpindah antar sistem. Dengan data yang selalu tersusun rapi, perusahaan lebih mudah mengelola tenaga kerja dan memiliki rekam jejak karyawan yang jelas.
4. Rekrutmen dan Onboarding
Proses rekrutmen dapat dikelola lebih terstruktur, mulai dari pencarian kandidat, seleksi, hingga wawancara. Setelah karyawan diterima, sistem akan mengatur onboarding dengan memberikan akses ke dokumen penting, jadwal orientasi, dan informasi perusahaan. Dengan cara ini, karyawan baru bisa lebih cepat beradaptasi dan memahami peran mereka dalam organisasi.
Manfaat Sistem HRIS bagi Perusahaan
Otomatisasi yang ditawarkan oleh sistem HRIS memberikan dampak signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses HR di perusahaan. Dengan sistem tersebut, perusahaan dapat mengurangi beban administratif yang memakan waktu dan mengalokasikan sumber daya untuk kegiatan yang lebih strategis. Berikut beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dengan mengimplementasikan HRIS system.
1. Meningkatkan Efisiensi Kerja Tim HR
Tugas seperti penggajian, absensi, dan pengelolaan cuti bisa diproses secara otomatis tanpa harus menginput data secara manual. Dengan cara ini, tim HR dapat lebih fokus pada strategi pengelolaan tenaga kerja dibanding pekerjaan administratif yang berulang.
2. Memudahkan Akses Data Karyawan
Informasi karyawan tersimpan dalam satu platform yang dapat diakses dengan cepat kapan pun dibutuhkan. HR tidak perlu lagi mencari dokumen fisik atau berpindah antar sistem untuk mendapatkan data tertentu. Alhasil, pengambilan keputusan terkait tenaga kerja menjadi lebih akurat dan berbasis data yang selalu diperbarui.
3. Menurunkan Biaya Operasional HR
Pengelolaan administrasi yang lebih terstruktur dapat mengurangi kebutuhan pencetakan dokumen dan penggunaan kertas. Proses manual yang biasanya memakan banyak waktu dan sumber daya juga dapat dikurangi dengan otomatisasi.
4. Mengurangi Human Error
Kesalahan dalam penghitungan gaji, absensi, atau administrasi karyawan dapat diminimalkan dengan HRIS system otomatis. Data yang terintegrasi mengurangi risiko kehilangan informasi penting akibat pencatatan manual
Cara Kerja Sistem HRIS dalam Pengelolaan Karyawan
Sistem HRIS bekerja dengan mengelola data karyawan secara terpusat dalam satu platform digital, sehingga informasi terkait absensi, penggajian, dan administrasi HR dapat diakses dengan lebih praktis. Misalnya, saat karyawan melakukan absensi melalui mesin fingerprint atau aplikasi berbasis cloud, data tersebut langsung tersimpan dalam sistem. Tim HR dapat melihat laporan kehadiran secara real-time tanpa harus mencatatnya secara manual.
Dalam proses rekrutmen, aplikasi HRIS membantu mengelola daftar kandidat, menyimpan riwayat seleksi, dan mengatur jadwal wawancara. Setelah diterima, karyawan baru dapat langsung mengakses dokumen onboarding melalui portal sistem tanpa perlu pengelolaan dokumen fisik. Selain itu, database karyawan yang terintegrasi memudahkan pencatatan riwayat pekerjaan, kontrak, serta evaluasi kinerja.
Dengan penggunaan software ERP untuk HR, semua proses tersebut dapat berjalan lebih terstruktur karena berbagai modul saling terhubung dalam satu sistem. Perusahaan dapat mengelola tenaga kerja dengan lebih akurat, menghindari kesalahan administratif, dan memastikan bahwa semua proses HR berjalan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.
Tips Memilih Sistem HRIS yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Memilih sistem HRIS yang tepat merupakan langkah penting untuk memastikan sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan HR perusahaan Anda. Ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan seperti ukuran perusahaan, fitur yang dibutuhkan, dan opsi dukungan berbasis cloud yang menawarkan fleksibilitas lebih tinggi. Berikut beberapa tips untuk memilih HRIS system yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
1. Kebutuhan Perusahaan Berdasarkan Ukuran
Ukuran perusahaan mempengaruhi kompleksitas pengelolaan HR dan jenis sistem yang dibutuhkan. Perusahaan kecil dan menengah mungkin cukup dengan HRIS yang sederhana dan memiliki fitur dasar, seperti pengelolaan absensi dan payroll. Sebaliknya, perusahaan besar justru memerlukan sistem yang mampu mengelola data karyawan dalam jumlah besar dan menyediakan laporan analitik yang lebih kompleks.
2. Fitur-Fitur Penting yang Harus Dipertimbangkan
Saat memilih sistem, pastikan fiturnya relevan dengan proses HR Anda, seperti manajemen payroll, database karyawan, absensi, dan rekrutmen. Selain fitur dasar, Anda juga perlu mempertimbangkan fitur tambahan seperti HR analytics, performance metrics, dan employee performance tracking untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
3. Dukungan Cloud untuk Efisiensi
HRIS berbasis cloud menawarkan fleksibilitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem on-premise, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang atau karyawan jarak jauh. Cloud HRIS memungkinkan akses data dari mana saja, sehingga memudahkan tim HR untuk mengelola data karyawan secara real-time.
Sederhanakan Pengelolaan SDM dan Tingkatkan Produktivitas dengan HRIS Bridgenr
Mengelola SDM secara efisien bisa menjadi tantangan besar bagi banyak perusahaan, mulai dari penggajian yang akurat hingga pemantauan kinerja yang tepat. Tanpa sistem yang tepat, banyak waktu dan tenaga yang terbuang untuk tugas administratif. Bridgenr hadir sebagai solusi HRIS yang mengotomatiskan berbagai proses HR, memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis dengan data yang akurat dan real-time.
Dengan HRIS system Bridgenr, proses seperti penggajian, pencatatan kehadiran, hingga analisis kinerja karyawan bisa dilakukan secara otomatis dan lebih akurat. Integrasinya dengan teknologi AI dan otomatisasi membuat pengelolaan SDM lebih efektif. Tidak ada lagi kesalahan dalam perhitungan gaji, pengelolaan jadwal kerja yang rumit, atau kendala dalam memantau kinerja karyawan.
Berikut beberapa fitur utama yang ada pada aplikasi HRIS Bridgenr:
- Employee Analytics: Analisis kinerja dan retensi karyawan dilakukan secara otomatis, sehingga perusahaan dapat memahami pola kerja serta faktor yang memengaruhi tingkat kepuasan tenaga kerja.
- Robotic Payroll Processing: Proses penggajian dihitung secara otomatis berdasarkan absensi, tunjangan, dan pajak, sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan tepat waktu tanpa risiko kesalahan.
- Dynamic Workforce Planning: Perencanaan tenaga kerja berbasis data AI membantu perusahaan dalam mengatur kebutuhan SDM dengan lebih akurat, sesuai dengan proyeksi bisnis dan tren industri.
- Automated Compliance Checks: Sistem secara otomatis mengevaluasi kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, mengurangi risiko pelanggaran hukum yang dapat berdampak pada operasional bisnis.
- AI-Driven Training Recommendations: Rekomendasi pelatihan disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan karyawan berdasarkan analisis keterampilan dan target karier mereka.
- Real-Time Attendance Monitoring: Kehadiran karyawan dipantau secara real-time menggunakan teknologi AI dan perangkat biometrik, sehingga data absensi selalu akurat dan dapat diakses dengan mudah.
Semua proses dapat dilakukan dalam satu platform yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas tim HR serta mendukung pertumbuhan bisnis.
Kesimpulan
Sistem HRIS adalah solusi penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia. Dengan fitur-fitur utama seperti payroll otomatis, pengelolaan absensi, database karyawan, dan rekrutmen, HRIS mendukung otomatisasi yang membantu mengurangi beban administratif dan meningkatkan produktivitas tim HR.
Sistem ini juga memfasilitasi pengambilan keputusan berbasis data dan memudahkan perusahaan untuk memenuhi compliance management, seperti aturan pajak dan ketenagakerjaan, melalui pencatatan yang lebih akurat. Dengan implementasi yang tepat, HRIS dapat menjadi alat strategis dalam manajemen karyawan dan pertumbuhan perusahaan.
Untuk mengetahui keefektifannya, cobalah demo dan konsultasi gratisnya dari Bridgenr sekarang demi meningkatkan profit bisnis Anda!
FAQ:
1. Apa yang dimaksud sistem HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengotomatiskan berbagai proses sumber daya manusia, seperti penggajian, pencatatan waktu, dan administrasi tunjangan karyawan. Sistem ini membantu mempermudah manajemen data karyawan serta meningkatkan efisiensi operasional di bagian SDM.
2. Apa saja yang termasuk dalam komponen HRIS?
Empat komponen utama dalam HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian, administrasi tunjangan, dan manajemen bakat. Komponen-komponen ini bekerja bersama untuk mendukung fungsi sumber daya manusia secara menyeluruh, memastikan efisiensi dalam pengelolaan SDM perusahaan.
3. Mengapa perusahaan harus memiliki HRIS?
HRIS memudahkan pekerjaan berulang dalam manajemen sumber daya manusia, seperti pencatatan absensi, distribusi gaji, perhitungan pajak PPh 21, dan pengolahan payroll. Dengan otomatisasi proses-proses ini, pekerjaan menjadi lebih cepat, efisien, dan praktis, mengurangi beban kerja tim personalia.
4. Bagaimana sistem HRIS dapat membantu dalam proses rekrutmen?
Sistem HRIS dapat mempercepat proses rekrutmen dan memastikan onboarding yang lebih efektif. Dengan mengotomatisasi seleksi kandidat menggunakan applicant tracking system dan penyimpanan terpusat untuk data pelamar, HRIS membantu tim HR mengelola rekrutmen dengan lebih efisien dan terstruktur.