Pengertian Advanced Shipment Notice dan Fungsinya

Apakah Anda sering mengalami kebingungan saat menerima barang yang tidak sesuai dengan yang diharapkan? Atau mungkin Anda merasa proses penerimaan barang di gudang Anda sering kali memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya? Masalah-masalah ini dapat mengganggu efisiensi operasional dan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Di sinilah peran penting Advanced Shipment Notice (ASN) muncul sebagai solusi yang dapat membantu mengatasi tantangan dalam pengiriman barang.

Advanced Shipment Notice adalah dokumen yang memberikan informasi awal mengenai pengiriman barang yang akan datang. Dokumen ini berfungsi sebagai notifikasi yang membantu penerima mempersiapkan diri untuk menerima barang dengan lebih baik. Dengan adanya ASN, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan pengiriman dan mempercepat proses penerimaan barang, sehingga meningkatkan efisiensi dalam manajemen inventaris.

Dalam era digital saat ini, penggunaan software logistik yang terintegrasi dengan ASN dapat memberikan keuntungan tambahan bagi perusahaan Anda. Dengan teknologi yang tepat, Anda dapat memanfaatkan informasi yang disediakan oleh ASN untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol dalam rantai pasok. Mari simak artikel ini lebih lanjut untuk memahami lebih dalam tentang ASN dan bagaimana implementasinya dapat membawa perubahan positif bagi sistem logistik Anda.

Pengertian Advanced Shipment Notice (ASN)

Advanced shipment notice (ASN) adalah pemberitahuan elektronik yang dikirim kepada pembeli terkait pengiriman barang yang akan datang atau mengalami keterlambatan. Informasi ini biasanya dikirim langsung oleh pemasok atau jasa third party logistics sebelum barang tiba di tujuan. ASN berisi detail seperti jumlah barang, jenis produk, waktu kedatangan perkiraan, dan informasi pengiriman lainnya yang relevan.

Dengan dokumen tersebut, pembeli dapat lebih siap dalam mengatur penerimaan barang, seperti menyesuaikan jadwal gudang atau menyiapkan tenaga kerja untuk proses bongkar muat. Hal ini juga membantu dalam meminimalkan potensi kesalahan saat proses penerimaan karena informasi yang diberikan sudah lebih akurat dan terstruktur.

Komponen Utama Advanced Shipment Notice

Advanced shipping notice berisi berbagai informasi penting yang membantu penerima barang dalam mengelola proses penerimaan dengan lebih baik. Setiap komponen dalam ASN memiliki fungsi khusus yang mendukung kelancaran pengiriman dan mengurangi risiko kesalahan dalam rantai pasok. Beberapa komponen tersebut yaitu:

• Nomor referensi ASN: Nomor referensi ASN adalah kode unik yang digunakan untuk mencocokkan pemberitahuan pengiriman dengan pesanan yang telah dibuat.
• Informasi pemasok dan pengirim: Bagian ini mencantumkan nama, alamat, dan kontak pihak yang mengirim barang agar penerima dapat mengetahui asal pengiriman.
• Detail penerima barang: Informasi ini mencakup nama, alamat, dan kontak penerima untuk memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar.
• Tanggal dan waktu pengiriman: Advanced shipping notice mencantumkan kapan barang dikirim dan perkiraan waktu tiba di lokasi tujuan untuk membantu penerima mempersiapkan penerimaan.
• Detail barang yang dikirim: Bagian ini mencakup deskripsi produk, SKU, jumlah, berat, dan dimensi barang agar penerima mengetahui spesifikasi barang yang datang.
• Nomor pesanan atau invoice: Nomor ini digunakan untuk mencocokkan barang yang dikirim dengan dokumen pesanan atau faktur yang telah diterbitkan.
• Informasi pengemasan: ASN mencantumkan detail pengemasan seperti jumlah unit per kotak, jumlah kotak dalam satu palet, dan jenis kemasan yang digunakan.
• Metode dan detail pengiriman: Informasi ini mencakup jenis transportasi, nomor pelacakan, dan penyedia jasa logistik yang menangani pengiriman barang.
• Status dan kondisi barang: Advanced shipment notice dapat mencantumkan status barang, seperti apakah barang mudah pecah, berpendingin, atau memiliki batas waktu penggunaan.
• Tracking number: Nomor pelacakan digunakan untuk memantau status pengiriman barang secara real-time melalui sistem logistik atau penyedia ekspedisi.

Manfaat Advanced Shipment Notice

Advanced shipment notice memberikan berbagai manfaat bagi penerima barang dalam mengelola proses pengiriman dan penerimaan dengan lebih baik. Informasi yang tercantum di dalamnya membantu berbagai pihak dalam rantai pasok agar pengiriman berjalan lebih lancar dan akurat. Berikut manfaat utama adanya pemberitahuan tersebut:

1. Persiapan Penerimaan Barang yang Lebih Baik

Dokumen ASN memberikan informasi detail tentang barang yang akan datang, sehingga penerima dapat mengatur jadwal dan tenaga kerja dengan lebih optimal. Dengan data ini, gudang bisa menyesuaikan kapasitas penyimpanan sebelum barang tiba. Persiapan yang matang juga membantu menghindari penumpukan barang yang tidak terorganisir.

2. Meminimalisir Kesalahan dalam Penerimaan

Advanced shipping notice mencantumkan jumlah dan jenis barang yang dikirim, sehingga penerima dapat membandingkannya dengan pesanan yang telah dibuat. Cara ini membantu mengurangi kesalahan pencatatan atau ketidaksesuaian antara dokumen dan barang fisik.

3. Pelacakan dan Transparansi Pengiriman

Informasi pengiriman yang tercantum dalam advance shipment notice memungkinkan penerima untuk mengetahui posisi dan status barang secara lebih jelas. Jika ada keterlambatan, penerima dapat mengantisipasi perubahan jadwal penerimaan dan operasional gudang.

4. Koordinasi yang Lebih Baik dengan Pemasok dan Logistik

Dokumen elektronik ini memberikan informasi yang lebih jelas bagi semua pihak yang terlibat dalam pengiriman barang. Pemasok, penerima, dan penyedia logistik dapat saling berkoordinasi jika ada perubahan dalam jadwal atau jumlah barang yang dikirim. Dengan komunikasi yang lebih lancar, proses distribusi barang dapat berjalan lebih terstruktur dan minim hambatan.

Cara Kerja Advanced Shipment Notice

Advanced shipping notice bekerja dengan mengirimkan pemberitahuan elektronik dari pemasok atau penyedia logistik kepada penerima sebelum barang tiba. Biasanya ini bisa dilakukan dengan bantuan teknologi seperti software supply chain management. Dokumen ini berisi detail pengiriman seperti jumlah barang, jenis produk, metode pengiriman, dan perkiraan waktu kedatangan.

Setelah ASN dikirim, penerima dapat menggunakan informasi tersebut untuk mempersiapkan proses penerimaan, seperti mengalokasikan ruang penyimpanan atau menjadwalkan tenaga kerja di gudang. Saat barang tiba, tim penerima membandingkan isi pengiriman dengan data yang ada di ASN untuk memastikan kesesuaian.

Jika ada perbedaan, mereka dapat segera menghubungi pemasok atau penyedia logistik untuk menyelesaikan masalah sebelum barang dicatat dalam sistem inventaris. Proses ini membantu mengurangi potensi kesalahan dalam pencatatan stok dan menghindari keterlambatan dalam distribusi.

Pastikan Pengiriman Berjalan Lancar dengan Software ERP Bridgenr

Mengandalkan advanced shipment notice saja belum cukup untuk menjaga kelancaran rantai pasok. Tanpa sistem yang tepat, data pengiriman bisa tercecer, kesalahan pencatatan bisa terjadi, dan keterlambatan sulit diprediksi. ERP Bridgenr hadir dengan AI-powered logistics management yang tidak hanya membaca dan mencocokkan ASN secara otomatis, tetapi juga memprediksi potensi keterlambatan berdasarkan pola data sebelumnya.

Bridgenr juga menawarkan berbagai fitur yang mendukung pengelolaan dokumen logistik secara efektif. Berikut adalah beberapa fitur utama yang dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan proses logistik mereka:

• Automated Documentation & Compliance Management: Mengotomatisasi pembuatan dokumen seperti Advanced Shipment Notice, bill of lading, dan invoice. 

• Real-Time Shipment Visibility: Memberikan visibilitas pengiriman berbasis AI. Dengan fitur ini, penerima dapat melacak status barang secara real-time. 

• Freight Booking & Planning: Memudahkan pengelolaan booking dan perencanaan pengiriman dari satu sistem. Ini memfasilitasi proses pengiriman yang lebih terorganisir dan efisien.

• Dynamic Freight Rate Management: Memastikan harga kompetitif dan transparansi dalam biaya pengiriman. Fitur ini membantu dalam estimasi biaya yang akurat.

• Multi-Moda Transport Integration: Mendukung integrasi berbagai moda transportasi. Ini memungkinkan fleksibilitas dalam pengiriman dan memudahkan perencanaan logistik.

• Real-Time Fleet Tracking: Memungkinkan pelacakan kendaraan secara real-time. Dengan informasi ini, perusahaan dapat memperkirakan waktu kedatangan barang.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur canggih dari Bridgenr, perusahaan dapat memaksimalkan pengelolaan dokumen logistik dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Kesimpulan

Implementasi yang tepat dari advanced shipment notice dapat dioptimalkan dengan menggunakan software logistik yang canggih, seperti Bridgenr, yang menyediakan berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan dokumen dan proses pengiriman secara keseluruhan.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur seperti otomatisasi dokumen, visibilitas pengiriman real-time, dan integrasi moda transportasi, perusahaan dapat mengatasi tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan logistik. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memperkuat komunikasi antara pengirim dan penerima.

Anda bisa selesaikan masalah ini dengan mencoba demo dan konsultasi gratis, temukan solusi yang tepat untuk kebutuhan logistik Anda.