Perbandingan cloud ERP vs on-premise ERP sering kali menjadi salah satu keputusan paling penting yang dihadapi oleh pemilik bisnis. Tanpa pemahaman yang mendalam tentang perbedaan keduanya, Anda berisiko memilih sistem yang salah, yang dapat menghambat efisiensi operasional dan membebani anggaran perusahaan Anda. Cloud ERP menawarkan fleksibilitas dan aksesibilitas yang tinggi, namun memiliki keterbatasan dalam hal kustomisasi dan kontrol data. Sementara on-premise ERP memberikan kontrol penuh atas sistem dan data, namun bisa sangat mahal dan rumit dalam hal pemeliharaan serta skalabilitas.
Keputusan ini tidak hanya berdampak pada pengelolaan data perusahaan, tetapi juga pada keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis Anda di masa depan. Artikel ini akan membantu Anda untuk memahami perbedaan mendasar antara cloud ERP dan on-premise ERP, memberikan penjelasan detail yang diperlukan untuk memilih sistem yang tepat, menghindari potensi masalah, dan memastikan bisnis Anda dapat beradaptasi dengan kebutuhan pasar yang terus berubah.
Apa itu ERP dan Manfaatnya dalam Bisnis?
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu sistem terpusat. Dengan sistem ini, pengelolaan data perusahaan menjadi lebih efisien, memungkinkan koordinasi yang lebih baik antar departemen. ERP membantu meningkatkan efisiensi operasional, menyediakan visibilitas data secara real-time, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Selain itu, software ERP juga berperan penting dalam strategi digitalisasi perusahaan.
Secara umum, sistem ini dibedakan menjadi dua jenis utama, yaitu cloud ERP dan on-premise ERP. Cloud ERP berbasis awan dan memungkinkan akses dari mana saja, sementara on-premise ERP diinstal langsung pada infrastruktur TI perusahaan. Pemilihan antara kedua jenis ERP ini bergantung pada kebutuhan, anggaran, serta strategi digitalisasi yang diterapkan oleh perusahaan Anda.
Perbedaan Cloud ERP vs On Premise ERP
Perbedaan antara cloud dan on-premise ERP sangat mendasar, terutama dalam hal pengelolaan dan infrastruktur. Cloud ERP adalah solusi berbasis awan yang memungkinkan akses dari berbagai perangkat dengan koneksi internet. Sebaliknya, on-premise ERP diinstal dan dijalankan di server perusahaan, yang mengharuskan adanya pengelolaan infrastruktur TI internal. Berikut beberapa perbedaan utama antara keduanya.
1. Lokasi Server
Pada cloud ERP, server dan data perusahaan disimpan di pusat data milik penyedia layanan cloud seperti AWS, Microsoft Azure, atau Google Cloud. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan pengelolaan infrastruktur fisik di dalam perusahaan Anda. Sedangkan pada on-premise ERP, data dan server disimpan di lokasi fisik perusahaan, yang memerlukan pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur TI internal.
2. Biaya
Cloud ERP umumnya lebih murah di awal, karena tidak memerlukan investasi dalam perangkat keras atau server. Sistem berbasis langganan memungkinkan biaya yang lebih fleksibel dan terjangkau. Sedangkan on-premise ERP membutuhkan biaya awal yang lebih tinggi untuk perangkat keras dan lisensi perangkat lunak, serta biaya pemeliharaan dan upgrade secara berkala.
3. Keamanan Data
Cloud ERP menawarkan sistem keamanan yang dikelola oleh penyedia layanan cloud dengan enkripsi data dan perlindungan yang kuat. Meskipun aman, beberapa bisnis mungkin merasa lebih nyaman dengan pengelolaan sendiri. Sementara itu, on-premise ERP memberikan kontrol lebih besar atas keamanan data karena semuanya dikelola secara internal, tetapi memerlukan investasi lebih dalam hal perangkat keras dan tim TI untuk pemeliharaan.
4. Kustomisasi
On-premise ERP memberikan fleksibilitas lebih besar dalam hal kustomisasi karena perusahaan dapat menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan spesifik. Sedangkan cloud ERP, meskipun lebih mudah diakses, sering kali memiliki keterbatasan dalam kustomisasi, tergantung pada layanan dan penyedia yang digunakan.
5. Skalabilitas
Cloud ERP memungkinkan bisnis untuk dengan mudah menambah kapasitas atau fitur sesuai kebutuhan. Perusahaan hanya perlu menyesuaikan langganan mereka. Berbeda dengan on-premise ERP yang memerlukan upgrade perangkat keras dan perangkat lunak untuk mengakomodasi pertumbuhan yang pesat, yang dapat memakan waktu dan biaya tambahan.
6. Aksesibilitas
Salah satu keuntungan besar dari cloud ERP adalah kemampuannya untuk diakses dari mana saja, mendukung mobilitas dan kolaborasi jarak jauh. On-Premise ERP biasanya terbatas pada lokasi tertentu, karena sistem diinstal pada server perusahaan, yang memerlukan koneksi jaringan internal.
Keunggulan Cloud ERP
Cloud ERP menawarkan berbagai keunggulan yang dapat meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas operasional bisnis Anda. Dengan model berbasis awan, sistem ini memungkinkan akses mudah dari berbagai lokasi, mengurangi biaya investasi awal, dan menawarkan skalabilitas yang lebih tinggi. Berikut manfaat cloud ERP bagi bisnis.
1. Keamanan Terbaik
Cloud ERP menyediakan sistem keamanan yang sangat kuat dengan enkripsi data, backup otomatis, dan pemulihan bencana yang terintegrasi. Penyedia layanan seperti AWS, Microsoft Azure, dan Google Cloud memiliki pusat data yang dilengkapi dengan fitur keamanan canggih untuk melindungi data perusahaan Anda. Dengan Cloud ERP, Anda dapat memastikan bahwa data perusahaan tetap aman dan terjaga dari ancaman luar.
2. Aksesibilitas dari Mana Saja
Salah satu manfaat utama dari Cloud ERP adalah aksesibilitasnya yang memungkinkan Anda untuk mengakses data dan aplikasi bisnis kapan saja dan di mana saja, asalkan ada koneksi internet. Hal ini sangat menguntungkan bagi perusahaan yang memiliki karyawan atau cabang di lokasi yang berbeda. Akses yang mudah ini mendukung kolaborasi yang lebih baik dan efisiensi operasional yang meningkat.
3. Pembaruan Otomatis
Cloud ERP secara otomatis mengupdate sistem perangkat lunaknya tanpa memerlukan intervensi pengguna atau tim IT internal. Ini memastikan bahwa Anda selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur terbaru dan pembaruan keamanan. Dengan pembaruan otomatis, risiko downtime akibat pembaruan manual yang memakan waktu dapat dihindari.
4. Biaya yang Lebih Efisien
Cloud ERP memungkinkan bisnis mengurangi biaya investasi awal untuk perangkat keras dan pemeliharaan sistem. Dengan model berbasis langganan, Anda hanya membayar untuk sumber daya yang digunakan, yang membuatnya lebih terjangkau bagi banyak perusahaan, terutama yang baru berkembang atau dengan anggaran terbatas.
Kekurangan Cloud ERP
Meskipun cloud ERP menawarkan berbagai keunggulan, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan sistem ini. Berikut adalah beberapa kekurangan utama dari Cloud ERP:
1. Kustomisasi Terbatas
Salah satu keterbatasan utama dari Cloud ERP adalah mampu untuk dikustomisasi. Meskipun banyak penyedia Cloud ERP menawarkan berbagai modul dan fungsi, beberapa perusahaan mungkin menemukan bahwa fitur standar tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Kustomisasi yang lebih mendalam bisa terbatas dibandingkan dengan sistem on-premise.
2. Risiko Keamanan Eksternal
Cloud ERP bergantung pada penyedia layanan eksternal untuk mengelola keamanan data. Meskipun penyedia layanan cloud besar seperti AWS, Microsoft Azure, dan Google Cloud menawarkan perlindungan data yang kuat, beberapa perusahaan mungkin merasa lebih aman jika data mereka dikelola secara internal. Risiko keamanan terkait dengan akses dari pihak ketiga atau serangan siber bisa menjadi perhatian untuk bisnis dengan data sensitif.
3. Ketergantungan pada Koneksi Internet
Karena cloud ERP berbasis di awan, sistem ini memerlukan koneksi internet yang stabil dan cepat. Jika terjadi gangguan pada koneksi internet atau masalah jaringan lainnya, akses ke sistem ERP bisa terganggu, yang dapat memengaruhi operasional bisnis Anda.
Keunggulan On-Premise ERP
On-premise ERP menawarkan sejumlah keunggulan yang dapat sangat menguntungkan bagi perusahaan yang menginginkan kontrol lebih besar atas sistem mereka. Berikut adalah beberapa keunggulan utama dari on-premise.
1. Kontrol Penuh atas Data
Dengan On-Premise ERP, data disimpan di server internal perusahaan, memberi Anda kontrol penuh atas pengelolaan dan keamanan data. Ini memungkinkan pengelolaan data yang lebih terperinci dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan privasi atau standar industri tertentu yang mungkin diperlukan untuk bisnis Anda.
2. Kustomisasi yang Lebih Fleksibel
On-Premise ERP memberikan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi dalam hal kustomisasi. Perusahaan dapat menyesuaikan sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang sangat spesifik, baik dari sisi fungsionalitas, alur kerja, atau integrasi dengan aplikasi lain yang ada di dalam organisasi.
3. Tanpa Ketergantungan pada Koneksi Internet
Karena sistem On-Premise ERP diinstal di server internal perusahaan, Anda tidak bergantung pada koneksi internet untuk mengakses sistem. Hal ini sangat bermanfaat bagi perusahaan di lokasi dengan koneksi internet yang tidak stabil atau di industri yang membutuhkan akses data tanpa gangguan.
4. Keamanan yang Dikelola Sendiri
Perusahaan yang memilih On-Premise ERP memiliki kontrol penuh atas kebijakan keamanan dan prosedur perlindungan data. Meskipun ini memerlukan investasi dalam sumber daya TI internal, perusahaan dapat memastikan bahwa data mereka dilindungi sesuai dengan standar dan kebijakan keamanan internal yang mereka tentukan.
Kekurangan On-Premise ERP
Meskipun on-premise ERP menawarkan sejumlah keunggulan, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum mengadopsinya. Berikut adalah beberapa kelemahan dari sistem ERP ini:
1. Biaya Tinggi untuk Infrastruktur dan Pemeliharaan
On-premise ERP membutuhkan investasi awal yang besar untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur TI lainnya. Selain itu, biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem secara berkala dapat menjadi beban bagi perusahaan, terutama bagi bisnis kecil atau yang baru berkembang.
2. Waktu Implementasi yang Lebih Lama
Implementasi sistem ini juga cenderung memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan cloud ERP. Proses pengaturan infrastruktur TI, instalasi perangkat lunak, dan migrasi data sering kali memerlukan waktu yang lebih panjang dan melibatkan lebih banyak pihak untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
3. Ketergantungan pada Tim TI Internal
Jenis ERP satu ini mengharuskan perusahaan untuk memiliki tim TI internal yang dapat mengelola dan memelihara sistem. Hal ini bisa menjadi tantangan bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber daya atau keahlian TI yang cukup, sehingga bisa mempengaruhi efisiensi operasional dan meningkatkan biaya operasional.
4. Kesulitan dalam Skalabilitas
Meskipun on-premise ERP memberikan kontrol lebih besar, sistem ini bisa lebih sulit untuk diskalakan sesuai dengan kebutuhan pertumbuhan bisnis. Jika perusahaan berkembang, upgrade perangkat keras dan perangkat lunak mungkin diperlukan, yang bisa memakan waktu dan biaya tambahan.
Faktor dalam Memilih Cloud ERP vs On Premise ERP
Pemilihan antara cloud ERP vs on-premise ERP sangat bergantung pada beberapa faktor penting yang memengaruhi kebutuhan dan sumber daya perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda:
1. Anggaran dan Biaya Jangka Panjang
Salah satu pertimbangan terbesar dalam memilih adalah anggaran yang tersedia. Cloud ERP cenderung lebih terjangkau di awal, dengan biaya berbasis langganan yang memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya investasi awal. Sedangkan on-premise ERP memerlukan investasi awal yang besar untuk perangkat keras dan perangkat lunak, serta biaya pemeliharaan jangka panjang.
2. Kebutuhan Kustomisasi
Jika bisnis Anda memerlukan kustomisasi yang mendalam dan memiliki kebutuhan fungsional khusus, on-premise ERP mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Sistem ini menawarkan fleksibilitas lebih dalam hal kustomisasi dibandingkan jenis cloud, yang sering kali terbatas pada fitur standar dari penyedia layanan cloud.
3. Skalabilitas dan Pertumbuhan Bisnis
Cloud ERP lebih fleksibel dalam hal skalabilitas, memungkinkan bisnis untuk dengan mudah menambah kapasitas atau fitur seiring dengan perkembangan bisnis. Jika perusahaan Anda berada dalam fase pertumbuhan yang cepat atau membutuhkan kemampuan untuk berkembang dengan cepat, cloud ERP mungkin lebih sesuai. On-premise ERP, sementara itu, memerlukan upgrade infrastruktur yang lebih kompleks untuk mengakomodasi pertumbuhan.
4. Keamanan dan Kepatuhan
Perusahaan yang mengelola data sensitif atau terikat oleh regulasi ketat mungkin lebih memilih on-premise ERP, karena memberikan kontrol penuh atas kebijakan keamanan dan perlindungan data. Sebaliknya, jika perusahaan Anda merasa nyaman dengan penyedia layanan cloud yang dapat menjamin keamanan data, jenis cloud bisa menjadi pilihan yang lebih baik.
5. Aksesibilitas dan Mobilitas
Jika bisnis Anda memiliki karyawan yang bekerja dari lokasi yang berbeda atau sering membutuhkan akses ke sistem ERP saat bepergian, cloud ERP menawarkan keunggulan aksesibilitas yang lebih baik. On-premise ERP lebih terbatas dalam hal mobilitas, karena hanya dapat diakses melalui jaringan internal perusahaan.
Langkah Migrasi dari On-Premise ke Cloud ERP
Migrasi dari on-premise ke cloud ERP adalah proses yang membutuhkan perencanaan yang matang dan langkah-langkah yang hati-hati. Langkah ini dapat membawa banyak manfaat, namun juga menuntut kesiapan dari sisi teknis maupun manajerial. Berikut adalah beberapa langkah penting yang perlu Anda perhatikan dalam migrasi ini:
1. Evaluasi Kebutuhan dan Persyaratan Sistem
Langkah pertama dalam migrasi adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis dan persyaratan sistem. Tentukan modul dan fitur apa yang harus dipertahankan dari sistem on-premise Anda dan fitur tambahan apa yang perlu diintegrasikan dalam Cloud ERP. Ini juga melibatkan analisis kebutuhan integrasi dengan aplikasi atau sistem lainnya yang sudah ada.
2. Rencanakan Proses Migrasi Secara Bertahap
Migrasi harus dilakukan secara bertahap agar tidak mengganggu operasional bisnis. Mulailah dengan migrasi data atau modul yang lebih sederhana terlebih dahulu, kemudian ikuti dengan modul yang lebih kompleks. Penting untuk melakukan uji coba pada setiap tahap untuk memastikan sistem berjalan lancar sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
3. Persiapkan Infrastruktur TI dan Pelatihan Karyawan
Meskipun cloud ERP mengurangi kebutuhan akan infrastruktur perangkat keras, perusahaan tetap perlu memastikan koneksi internet yang stabil dan perangkat yang mendukung. Selain itu, penting untuk memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai penggunaan sistem baru untuk memastikan transisi yang lancar.
4. Jaga Keamanan Data selama Migrasi
Keamanan data harus menjadi prioritas selama proses migrasi. Pastikan data Anda terenkripsi dan disalin dengan aman ke sistem cloud ERP tanpa risiko kehilangan data. Pastikan juga bahwa sistem keamanan yang diterapkan di cloud ERP mematuhi standar yang ditetapkan oleh perusahaan dan regulasi yang berlaku.
5. Pemantauan dan Optimasi Sistem
Setelah migrasi selesai, penting untuk terus memantau kinerja sistem cloud ERP dan melakukan optimasi sesuai kebutuhan. Lakukan evaluasi berkala untuk memastikan bahwa sistem bekerja dengan baik dan menyesuaikan pengaturan jika diperlukan. Feedback dari pengguna juga sangat penting untuk meningkatkan pengalaman operasional dengan sistem yang baru.
Kesimpulan
Memilih antara cloud ERP vs on-premise ERP bergantung pada kebutuhan spesifik dan kondisi bisnis Anda. Cloud ERP memberikan fleksibilitas, efisiensi biaya, dan kemudahan akses dari mana saja, menjadikannya pilihan ideal untuk perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasional dan mendukung transformasi digital dengan cepat. Sedangkan jenis on-premise lebih cocok untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh atas data dan keamanan dengan kustomisasi yang lebih mendalam.
Namun, bagi Anda yang mencari solusi ERP yang hemat biaya, mudah diakses, dan dapat diimplementasikan dengan cepat, ERP Cloud Bridgenr bisa menjadi pilihan yang tepat. Dengan fitur lengkap yang mendukung digitalisasi bisnis Anda, ERP Cloud Bridgenr memberikan kemudahan dalam pengelolaan data, penghematan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional.
Cobalah ERP Cloud Bridgenr secara gratis dan temukan bagaimana sistem ERP berbasis awan dapat membantu perusahaan Anda berkembang. Jadwalkan demo gratis sekarang dan lihat langsung bagaimana sistem kami bisa meningkatkan kinerja bisnis Anda!
FAQ:
1. Kenapa ERP itu penting?
ERP penting karena membantu perusahaan mengelola data secara terintegrasi, meningkatkan efisiensi operasional, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengurangi duplikasi informasi, mengoptimalkan sumber daya, dan meningkatkan akurasi laporan bisnis.
2. Apa saja tahapan dalam implementasi sistem ERP?
Implementasi ERP dimulai dengan penilaian kebutuhan untuk menentukan fitur yang diperlukan. Selanjutnya, dilakukan pemilihan vendor ERP yang sesuai. Setelah itu, sistem menjalani penyesuaian dan konfigurasi agar sesuai dengan alur kerja perusahaan. Pelatihan pengguna memastikan karyawan dapat mengoperasikan sistem dengan baik. Sebelum diterapkan, dilakukan uji coba dan penyesuaian untuk memastikan semua fungsi berjalan optimal. Terakhir, implementasi penuh dilanjutkan dengan evaluasi dan pengembangan agar sistem tetap relevan dengan kebutuhan bisnis.
3. Apa perbedaan ERP dengan WMS?
Perbedaan ERP dengan WMS terletak pada cakupan fungsinya. ERP (Enterprise Resource Planning) mengelola berbagai aspek bisnis, seperti keuangan, SDM, dan rantai pasok, sedangkan WMS (Warehouse Management System) berfokus pada operasional gudang, termasuk penyimpanan dan pengiriman barang. ERP mencakup proses bisnis secara menyeluruh, sementara WMS lebih spesifik dalam mengoptimalkan manajemen gudang.
4. Apa itu ERP dalam dropshipping?
ERP dalam dropshipping adalah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis seperti manajemen pesanan, inventaris, keuangan, dan pelacakan pengiriman dalam satu platform. Dengan ERP, bisnis dropshipping dapat mengotomatiskan pemrosesan pesanan, memperbarui stok secara real-time, serta meningkatkan efisiensi operasional tanpa harus menyimpan barang sendiri. Sistem ini juga membantu analisis data penjualan, mempermudah koordinasi dengan pemasok, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
5. Apa saja tantangan dalam implementasi ERP?
Tantangan dalam implementasi ERP meliputi biaya yang tinggi, kompleksitas sistem, dan integrasi dengan perangkat lunak yang sudah ada. Selain itu, resistensi dari karyawan terhadap perubahan serta kebutuhan pelatihan yang intensif dapat menjadi hambatan. Proses migrasi data yang rumit dan penyesuaian sistem dengan alur kerja perusahaan juga memerlukan perencanaan matang agar implementasi ERP berjalan lancar dan memberikan hasil yang optimal.