Apa itu HRMS? Definisi, Fitur, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Banyak perusahaan menghadapi kesulitan dalam mengelola data karyawan, penggajian, dan absensi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Dengan menggunakan HRMS, proses-proses ini dapat diotomatisasi untuk menghindari pemborosan waktu, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan produktivitas secara signifikan.

HRMS tidak hanya menawarkan kemudahan dalam otomatisasi, tetapi juga memberikan wawasan yang lebih mendalam melalui data yang terintegrasi. Dengan fitur yang mendukung analisis mendetail, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan karyawan dan menyusun strategi SDM yang lebih efektif untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan tidak hanya dapat mengelola data karyawan dengan lebih baik, tetapi juga fokus pada pengembangan tenaga kerja dan pencapaian tujuan strategis. Simak lebih lanjut bagaimana ini dapat menjadi kunci sukses dalam manajemen SDM di artikel ini.

Apa itu HRMS?

HRMS atau Human Resource Management System adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Sistem ini mengintegrasikan teknologi informasi untuk mengotomatisasi dan mempermudah pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, evaluasi kinerja, dan berbagai aktivitas HR lainnya. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan Anda dapat memperoleh kemudahan dalam mengelola berbagai fungsi SDM secara efisien, akurat, dan lebih terstruktur.

Sistem ini juga memiliki berbagai fitur yang mendukung pengelolaan HR, seperti sistem penggajian dan payroll, absensi digital, manajemen kinerja, hingga pelatihan dan pengembangan karyawan. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu perusahaan untuk mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, seperti yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia.

Fungsi Utama HRMS

Sistem ini menawarkan berbagai fungsi yang sangat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia. Dengan ini, Anda dapat mengotomatiskan berbagai proses administratif yang sering memakan waktu dan rentan kesalahan. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama yang bisa Anda manfaatkan melalui penggunaan ini di perusahaan Anda.

1. Pengelolaan Data Karyawan

Dengan penerapan yang benar dan sistematis, Anda dapat mengelola data karyawan dengan lebih terstruktur dan mudah diakses. Dengan sistem HR, semua informasi terkait karyawan, mulai dari data pribadi, riwayat pekerjaan, hingga catatan pelatihan, disimpan dalam satu sistem terpusat. Hal ini memudahkan Anda dalam mengelola dan mencari informasi karyawan kapan saja tanpa harus membuka berkas fisik atau mencari data yang tersebar di berbagai tempat.

2. Otomatisasi Penggajian dan Payroll

Anda dapat mempermudah proses penggajian dan payroll dengan mengotomatiskan perhitungan gaji, tunjangan, potongan, dan pajak karyawan. Fungsi ini sangat penting untuk memastikan bahwa semua karyawan dibayar secara tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan sistem yang terintegrasi, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menghitung gaji manual, yang seringkali berisiko menimbulkan kesalahan.

3. Pemantauan Absensi dan Kehadiran

Sistem absensi digital memungkinkan Anda untuk memantau kehadiran karyawan dengan lebih mudah dan akurat. Sistem ini dapat mencatat waktu masuk dan keluar karyawan secara otomatis, sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan dalam pencatatan jam kerja. Dengan sistem yang terhubung langsung ke data karyawan, Anda juga bisa memantau izin, lembur, atau absensi lainnya tanpa perlu bergantung pada pencatatan manual.

4. Manajemen Kinerja Karyawan

Manajemen kinerja Anda dapat lebih objektif dan berbasis data. Dengan HRMS, perusahaan dapat mengelola proses penilaian kinerja karyawan secara lebih terstruktur, mulai dari pengaturan tujuan hingga evaluasi kinerja secara berkala. Hal ini memungkinkan Anda untuk memberikan feedback yang lebih terarah dan memotivasi karyawan untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

5. Pengelolaan Pengembangan dan Pelatihan Karyawan

HRMS juga mendukung pengelolaan pelatihan dan pengembangan karyawan dengan memudahkan pencatatan dan pemantauan program pelatihan. Anda dapat merencanakan program pelatihan berdasarkan kebutuhan perusahaan atau individu karyawan, serta melacak kemajuan dan hasil dari setiap sesi pelatihan. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, Anda bisa memastikan bahwa pengembangan keterampilan karyawan selalu sejalan dengan tujuan jangka panjang perusahaan.

Selain itu, teknologi ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi efektivitas program pelatihan yang telah diberikan. Berdasarkan data yang tersedia, Anda bisa menilai apakah program pelatihan memberikan dampak positif terhadap kinerja karyawan dan apakah ada area yang perlu diperbaiki untuk pelatihan di masa depan.

6. Kepatuhan Terhadap Regulasi Ketenagakerjaan

HRMS berperan penting dalam memastikan perusahaan Anda tetap patuh terhadap berbagai regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan sistem ini, Anda bisa memastikan bahwa semua proses HR, mulai dari penggajian hingga manajemen cuti dan lembur, mengikuti peraturan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan Indonesia dan regulasi ketenagakerjaan lainnya. HRMS secara otomatis menghitung potongan dan tunjangan sesuai dengan peraturan yang berlaku, meminimalkan risiko pelanggaran yang dapat berujung pada denda atau sanksi.

Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkan HRMS?

Sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) menawarkan solusi strategis untuk mengoptimalkan proses HR, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kepatuhan. Temukan enam alasan mengapa perusahaan Anda membutuhkan ini!

1. Meningkatkan Pengambilan Keputusan 

Pengambilan keputusan yang berkaitan dengan manajemen SDM dapat dilakukan dengan lebih cerdas dan berbasis data. HRMS mengumpulkan informasi penting mengenai karyawan, seperti kinerja, absensi, serta data lainnya, yang dapat dianalisis untuk membantu Anda memahami tren dan pola dalam perusahaan. Dengan analitik yang disediakan, Anda dapat membuat keputusan yang lebih strategis, mulai dari penempatan karyawan yang tepat untuk posisi yang sesuai, hingga merancang program pelatihan yang akan berdampak langsung pada peningkatan kinerja.

2. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Sistem ini membantu menyederhanakan proses rekrutmen dengan mengotomatiskan berbagai tahap dalam perekrutan karyawan baru. Dari pengelolaan lowongan pekerjaan hingga seleksi dan wawancara, HRMS memungkinkan Anda untuk lebih efisien dalam menarik talenta yang tepat untuk perusahaan. Sistem ini memungkinkan pengelolaan aplikasi, pemantauan kandidat, dan bahkan penjadwalan wawancara, semua dilakukan dalam satu platform.

3. Meningkatkan Engagement Karyawan

Salah satu manfaat pentingnya adalah kemampuannya untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Dengan HRMS, karyawan dapat dengan mudah mengakses berbagai informasi terkait pekerjaan mereka, termasuk penggajian, absensi, dan benefit. Sistem ini juga menyediakan portal self-service yang memungkinkan karyawan untuk memperbarui data pribadi mereka, mengajukan cuti, atau melihat perkembangan kinerja mereka secara real-time.

4. Mempercepat Proses Administrasi

HRMS memungkinkan pengelolaan penggajian dan administrasi SDM dilakukan secara otomatis, memastikan semua pembayaran gaji, tunjangan, dan potongan dihitung dengan akurat. Sistem ini meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dalam penghitungan manual dan mempercepat proses penggajian. Anda dapat memproses penggajian dalam waktu singkat, bahkan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar.

5. Meningkatkan Efisiensi Manajemen Kinerja

Aplikasi ini juga memfasilitasi evaluasi kinerja karyawan yang lebih efektif dan objektif.  Terlebih lagi, melalui sistem ERP (Enterprise Resource Planning) akan semakin meningkatkan efisiensi manajemen bisnis secara keseluruhan. HR ERP software mengintegrasikan fungsi HRMS dengan sistem ERP yang lebih luas, yang mencakup berbagai proses bisnis lain seperti keuangan, inventaris, dan pengelolaan sumber daya.

Dengan sistem manajemen kinerja yang terintegrasi, Anda dapat dengan mudah melacak pencapaian karyawan, menetapkan tujuan, serta memberikan umpan balik secara tepat waktu. Data kinerja yang dihasilkan membantu Anda memahami kekuatan dan area pengembangan masing-masing karyawan.

HRMS vs HRIS: Perbedaan dan Kelebihan

Bagi banyak perusahaan, memilih sistem yang tepat untuk mengelola sumber daya manusia bisa menjadi keputusan yang membingungkan. Apakah HRIS cukup untuk mengelola data karyawan, ataukah HRMS yang lebih kompleks diperlukan untuk mendukung berbagai fungsi SDM secara menyeluruh? Simak lebih lanjut untuk mengetahui sistem mana yang paling tepat untuk Anda!

1. Perbedaan Fungsi

Memahami perbedaan antara HRIS dan HRMS merupakan langkah pertama yang penting bagi perusahaan dalam memilih sistem manajemen SDM yang tepat. Meskipun kedua sistem ini sama-sama berfokus pada pengelolaan data karyawan, keduanya memiliki cakupan dan fungsi yang berbeda.

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan data dasar karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, absensi, dan penggajian. Sistem ini membantu perusahaan dalam menyimpan informasi penting secara terorganisir dan memudahkan aksesnya, namun fungsinya terbatas pada pengelolaan data administratif.

HRMS (Human Resource Management System) lebih luas dan canggih dibandingkan HRIS. Selain mengelola data karyawan, teknologi ini juga mencakup fitur tambahan untuk manajemen SDM yang lebih strategis, seperti rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan, dan pengelolaan kompensasi. Sistem ini membantu perusahaan tidak hanya dalam mengelola data, tetapi juga dalam merencanakan dan mengembangkan potensi karyawan secara lebih menyeluruh.

2. Perbandingan Fitur

HRIS lebih sederhana dan berfokus pada pengelolaan data administratif dasar karyawan, seperti penggajian, absensi, dan informasi pribadi. Keuntungan utama dari HRIS adalah kemudahan penggunaan dan implementasi yang cepat, dengan biaya yang lebih terjangkau untuk perusahaan kecil atau yang baru memulai digitalisasi SDM. Sistem ini sangat efisien untuk perusahaan dengan kebutuhan dasar dalam 

Di sisi lain, teknologi ini menawarkan lebih banyak fitur yang mendukung manajemen SDM secara menyeluruh. Selain pengelolaan data, ini mencakup berbagai alat untuk mendukung rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, hingga analisis SDM. Dengan sistem ini, perusahaan bisa lebih mudah merencanakan pengembangan karyawan, meningkatkan keterlibatan mereka, dan mengelola kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Sistem ini cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan SDM yang lebih kompleks dan berorientasi pada strategi jangka panjang.

3. Cakupan Penerapan HRIS dan HRMS

HRIS lebih cocok digunakan oleh perusahaan kecil atau yang baru memulai digitalisasi dalam pengelolaan SDM. Misalnya, sebuah usaha kecil yang memiliki tim HR terbatas mungkin hanya membutuhkan sistem untuk mengelola absensi, penggajian, dan data pribadi karyawan. Dengan HRIS, perusahaan dapat menyederhanakan proses-proses administratif ini tanpa memerlukan fitur tambahan yang lebih rumit. Sistem ini efisien, hemat biaya, dan sangat mudah diimplementasikan.

Sementara itu, perusahaan yang lebih besar dengan jumlah karyawan yang lebih banyak dan fungsi HR yang lebih kompleks akan lebih diuntungkan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan multinasional yang memiliki berbagai tim SDM di banyak negara akan membutuhkan HRMS untuk mengelola berbagai aspek, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan karyawan, serta untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berbeda di setiap negara.

Langkah-langkah Implementasi HRMS

Mengimplementasikan HRMS di perusahaan Anda adalah langkah penting untuk mempercepat transformasi digital dalam manajemen SDM. Namun, ini bukanlah proses yang instan. Implementasi yang sukses memerlukan perencanaan yang cermat dan pendekatan yang terstruktur. Dalam bagian ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk implementasinya :

1. Pemilihan Sistem yang Tepat

Langkah pertama yang sangat penting dalam implementasi ini adalah memilih sistem yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Sistem ini harus memiliki fitur yang relevan dengan kebutuhan spesifik di bidang SDM, seperti pengelolaan penggajian, absensi, atau manajemen kinerja. Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan ukuran yang berbeda, sehingga memilih sistem yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan ukuran serta skala operasi perusahaan sangat krusial.

2. Persiapan Infrastruktur dan Data

Selanjutnya, setelah memilih HRMS yang tepat, perusahaan harus mempersiapkan infrastruktur teknologi yang diperlukan untuk mendukung sistem tersebut. Ini termasuk memastikan bahwa perangkat keras yang ada, seperti server dan perangkat komputer, sudah memenuhi standar sistem yang akan digunakan. Selain itu, koneksi internet yang stabil dan aman juga sangat penting untuk menjalankannya secara efisien.

3. Pelatihan dan Pengembangan Pengguna

Pelatihan pengguna adalah elemen kunci yang sering kali terlewatkan dalam implementasi HRMS, padahal ini sangat penting untuk keberhasilan sistem. Tim HR dan karyawan yang akan menggunakan sistem harus diberikan pelatihan menyeluruh tentang cara menggunakan setiap fitur yang ada dalam HRMS. Pelatihan yang baik akan memastikan bahwa setiap orang memahami alur kerja baru dan dapat memanfaatkan semua fitur yang ada untuk meningkatkan efisiensi.

Tantangan dan Solusi dalam Implementasi HRMS

Implementasi sistem manajemen sumber daya manusia di perusahaan memang menawarkan banyak keuntungan, tetapi juga menghadirkan beberapa tantangan yang perlu dihadapi. Proses transisi dari sistem manual atau yang lama ke HRMS yang lebih terintegrasi bisa menjadi perjalanan yang menantang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami potensi masalah yang mungkin muncul dan bagaimana cara mengatasinya dengan efektif.

1. Resistensi Terhadap Perubahan

Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah resistensi dari karyawan atau tim HR terhadap perubahan. Banyak yang sudah terbiasa dengan cara kerja lama dan merasa ragu atau khawatir tentang penggunaan sistem baru. Ketakutan akan kompleksitas sistem yang belum dikuasai bisa menambah beban, terutama pada tahap awal implementasi.

Untuk mengurangi resistensi ini, perusahaan perlu menjelaskan dengan jelas manfaat HRMS bagi pekerjaan sehari-hari. Memberikan pelatihan yang tepat dan menyeluruh akan membantu karyawan merasa lebih percaya diri. Dengan pendekatan yang terstruktur dan komunikasi yang baik, perubahan dapat diterima dengan lebih mudah, dan karyawan akan lebih siap mengadopsi sistem baru.

2. Migrasi Data yang Kompleks

Proses memindahkan data dari sistem lama ke HRMS juga sering kali menjadi tantangan besar. Data yang ada perlu dipindahkan dengan hati-hati agar tidak terjadi kehilangan informasi atau kesalahan. Ketidaksesuaian data atau kualitas data yang buruk dapat memperumit proses migrasi dan menyebabkan gangguan pada alur kerja.

Agar migrasi data berjalan lancar, perusahaan perlu melakukan audit data terlebih dahulu untuk memastikan konsistensi dan akurasi informasi. Menggunakan alat migrasi otomatis serta melibatkan tim IT yang berpengalaman sangat penting untuk meminimalkan risiko. Dengan persiapan yang matang, migrasi data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.

3. Integrasi dengan Sistem Lain

Integrasi dengan sistem yang sudah ada, seperti ERP atau software penggajian, sering kali menjadi tantangan yang harus dihadapi. Ketidakcocokan antara sistem-sistem ini bisa menyebabkan gangguan dalam operasional sehari-hari dan mengurangi efisiensi penggunaan HRMS

Penting bagi perusahaan untuk memilih software yang mendukung integrasi yang lancar dengan sistem yang telah digunakan. Proses integrasi yang direncanakan dengan baik dan dilakukan secara bertahap akan membantu menghindari gangguan. Pengujian menyeluruh sebelum implementasi penuh juga sangat penting untuk memastikan bahwa semua sistem bekerja sinergis.

4. Biaya dan Waktu Implementasi

Bagi banyak perusahaan, biaya yang diperlukan untuk implementasi bisa menjadi hal yang memberatkan. Selain biaya software, ada juga biaya untuk pelatihan, infrastruktur, dan waktu yang dibutuhkan untuk transisi, yang semuanya harus diperhitungkan dengan seksama.

Bridgenr, HRMS Terbaik Berbasis Teknologi AI

Proses manual dalam mengelola penggajian, absensi, pelatihan, dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan sering kali memakan waktu, meningkatkan risiko kesalahan, dan merugikan perusahaan. Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan juga kesulitan dalam membuat keputusan berbasis data untuk pengembangan karyawan dan perencanaan tenaga kerja yang efektif.

Inilah saatnya untuk beralih ke solusi yang lebih cerdas dan efisien, seperti HR Bridgenr, sebuah sistem yang dirancang untuk mempermudah semua aspek manajemen SDM. Dengan fitur-fitur terdepan yang berbasis teknologi AI, Bridgenr menawarkan solusi terintegrasi untuk perusahaan dalam mengelola SDM secara lebih otomatis dan akurat. Berikut adalah beberapa fitur utama yang dapat mengatasi masalah umum dalam manajemen SDM:

• Employee Analytics: Memanfaatkan data untuk memberikan wawasan mendalam mengenai kinerja dan potensi retensi karyawan. Ini membantu perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan berisiko meninggalkan perusahaan dan membuat strategi untuk meningkatkan keterlibatan dan kepuasan kerja.
• Robotic Payroll Processing: Menghilangkan ketergantungan pada penghitungan manual dan memastikan penggajian yang cepat, akurat, dan bebas dari kesalahan. Otomatisasi ini menghemat waktu dan memastikan ketepatan pembayaran gaji serta pemotongan pajak dan tunjangan.
• Dynamic Workforce Planning: Menggunakan teknologi AI untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara dinamis, mengoptimalkan sumber daya sesuai dengan permintaan dan tren pasar. Ini memastikan perencanaan yang lebih efektif dan fleksibel untuk mendukung tujuan perusahaan.
• AI-Driven Training Recommendations: Sistem pelatihan yang dipersonalisasi berdasarkan kebutuhan pengembangan masing-masing karyawan. Ini membantu perusahaan meningkatkan keterampilan karyawan dan mendukung jalur karir yang lebih produktif.
• Real-Time Attendance Monitoring: Memanfaatkan teknologi biometrik dan AI untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time, memastikan data absensi yang akurat dan mengurangi potensi kecurangan.

Dengan semua fitur ini, HR ERP Bridgenr memberikan solusi menyeluruh untuk meningkatkan manajemen SDM di perusahaan Anda. Platform ini memungkinkan pengelolaan karyawan secara efisien, mendukung pengambilan keputusan berbasis data, dan memastikan perusahaan Anda tetap patuh pada regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.

Kesimpulan

Mengelola SDM secara efektif di era digital saat ini memang bukan tugas yang mudah. Tantangan seperti proses administrasi manual, penggajian yang rumit, ketidakakuratan absensi, serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan sering kali menghambat produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Inilah sebabnya mengapa implementasi HRMS (Human Resource Management System) yang terintegrasi menjadi solusi yang sangat dibutuhkan.

Dengan HR ERP Bridgenr, Anda dapat mengatasi masalah-masalah tersebut secara langsung. Fitur-fitur canggihnya dirancang untuk mengoptimalkan setiap aspek dari manajemen SDM. Bridgenr membantu Anda meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengambilan keputusan berbasis data, dan memastikan kepatuhan yang lebih baik terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Tertarik untuk melihat bagaimana HR ERP Bridgenr dapat mengubah pengelolaan SDM? Jadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim Bridgenr hari ini dan temukan bagaimana kami dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi dan produktivitas di perusahaan Anda.