Cara Membuatnya Kode Barang Inventaris dan Contohnya

Pengertian Kode Barang Inventaris

Kode barang inventaris adalah sistem penomoran yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap barang dalam suatu perusahaan. Kode ini berfungsi sebagai tanda pengenal unik yang mempermudah pengelolaan dan pelacakan barang, serta memungkinkan manajemen untuk mengorganisir barang dalam sistem inventaris. Dengan adanya kode ini, setiap barang akan memiliki identitas yang jelas, yang membedakannya dari barang lainnya dalam daftar inventaris.

Kode barang tersebut bisa berupa kombinasi angka, huruf, atau bahkan simbol yang dirancang sedemikian rupa untuk mewakili kategori, jenis, atau spesifikasi barang tersebut. Penomoran yang terstruktur dan konsisten memudahkan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan barang, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga pengiriman, untuk mengakses informasi yang relevan dengan cepat dan tepat.

Fungsi Kode Barang Inventaris

Kode barang tersebut memiliki berbagai fungsi penting dalam pengelolaan barang dan stok dalam suatu organisasi. Dengan sistem pengkodean yang terstruktur, manajer atau pihak yang bertanggung jawab dapat memantau pergerakan barang dengan lebih efisien. Selain itu, kode ini juga membantu dalam mempercepat proses pencatatan dan pencarian barang, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas operasional. Pada bagian ini, kita akan membahas berbagai fungsi utamanya dan bagaimana penerapannya berkontribusi pada efisiensi manajerial serta pengelolaan stok.

1. Mempermudah Pelacakan

Dengan adanya kode unik inventaris, setiap barang yang masuk atau keluar dari gudang dapat dilacak dengan mudah. Sistem ini memastikan bahwa setiap barang memiliki identitas yang unik, yang memudahkan dalam mencari dan melacaknya di berbagai tahap siklus hidup barang. Misalnya, ketika terjadi pergerakan barang atau ada permintaan dari departemen lain, menggunakan kode barang memungkinkan proses pencarian menjadi lebih cepat dan akurat.

2. Meningkatkan Efisiensi Manajemen

Kode barang inventaris juga berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen barang dan gudang. Dengan adanya sistem pengkodean yang jelas, petugas atau staf gudang dapat dengan mudah mengetahui lokasi dan jumlah barang yang tersedia tanpa harus memeriksa secara manual setiap item. Ini tidak hanya mempercepat proses pengecekan dan pengambilan barang, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia yang dapat terjadi jika pencatatan dilakukan secara manual.

3. Meningkatkan Akurasi Pencatatan

Salah satu manfaat utama dari penggunaan kode barang inventaris adalah kemampuannya untuk meningkatkan akurasi dalam pencatatan. Setiap barang yang diterima atau dikeluarkan dari gudang akan dicatat dengan referensi kode unik, yang mengurangi potensi kesalahan pencatatan manual. Tanpa kode yang jelas, proses pencatatan bisa lebih rentan terhadap kesalahan, seperti pencampuran barang yang serupa atau salah penempatan.

4. Mendukung Audit dan Kontrol Barang

Kode barang inventaris juga sangat penting dalam proses audit dan kontrol barang. Setiap perubahan yang terjadi pada status barang, apakah itu keluar atau masuk, akan tercatat dengan mudah jika sistem pengkodeannya jelas. Dalam hal ini, kode barang mempermudah auditor dalam melacak barang yang diperiksa, memverifikasi keberadaannya, dan memastikan apakah ada barang yang hilang atau tidak terdaftar dengan benar.

Jenis-Jenis Kode Barang Inventaris

Kode barang inventaris memiliki berbagai format yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Penomoran inventaris barang berperan penting dalam mengelompokkan dan mengidentifikasi setiap item secara sistematis. Pemilihan jenis kode bergantung pada skala operasi, jumlah barang, dan teknologi yang digunakan. Berikut beberapa jenis kode yang umum diterapkan:

1. Kode Berurutan

Kode berurutan adalah sistem pengkodean yang menggunakan angka yang tersusun secara bertahap untuk mengidentifikasi barang. Sistem ini sederhana dan mudah digunakan, terutama untuk inventaris dengan jumlah barang yang besar. Misalnya, barang pertama diberi kode “0001”, barang kedua “0002”, dan seterusnya. Dengan metode ini, pelacakan barang menjadi lebih sistematis dan teratur.

2. Kode Alfanumerik

Pertam, terdapat kode alfanumerik adalah suatu sistem pengkodean yang memanfaatkan kombinasi huruf dan angka untuk memberikan identitas unik pada objek. Fleksibilitas kode alfanumerik memungkinkan kita untuk menambahkan informasi spesifik tentang barang. Misalnya, kode barang untuk komputer dapat berupa “PC-001”, di mana “PC” merujuk pada jenis barang, dan “001” adalah nomor urut barang tersebut.

3. Barcode

Barcode adalah salah satu jenis kode yang paling populer digunakan dalam pengelolaan inventaris. Jenis kode ini berbentuk garis vertikal yang dapat dipindai menggunakan pemindai khusus untuk membaca informasi yang terkandung di dalamnya. Kode ini dapat berisi berbagai data penting tentang barang, seperti nama, kategori, harga, dan lokasi penyimpanan, yang semuanya dapat dengan mudah diakses hanya dengan memindai kode tersebut.

4. QR Code

QR Code (Quick Response Code) adalah jenis kode dua dimensi yang lebih canggih dibandingkan barcode. Kode satu ini dapat menyimpan lebih banyak informasi dalam ukuran yang lebih kecil, seperti URL, teks, atau data produk lainnya. Ketika dipindai menggunakan perangkat seluler atau pemindai QR, informasi dapat langsung diakses oleh pengguna.

5. RFID

RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi yang menggunakan gelombang radio untuk mengidentifikasi barang tanpa perlu kontak langsung. Sistem RFID terdiri dari tag RFID yang dipasang pada barang dan pembaca RFID yang menerima sinyal dari tag tersebut. Salah satu keunggulan utama RFID adalah kemampuannya untuk memindai beberapa barang sekaligus dalam satu waktu tanpa harus melihat atau menyentuh barang secara langsung.

Cara Membuat Kode Barang Inventaris

1. Menentukan Format Kode

Langkah pertama dalam membuat kode barang inventaris adalah menentukan format kode yang akan digunakan. Format ini mencakup keputusan mengenai panjang kode, penggunaan angka dan huruf, serta apakah kode akan berisi simbol tambahan seperti tanda hubung atau garis bawah. Misalnya, Anda bisa memilih format “AB-001” untuk barang kategori AB dengan nomor urut 001.

2. Mengkategorikan Barang

Langkah selanjutnya adalah mengategorikan barang-barang yang akan diberi kode. Pengelompokan barang berdasarkan jenis, ukuran, atau kategori sangat penting agar setiap kode dapat memberikan informasi yang berguna dengan cepat. Misalnya, barang elektronik bisa diberi kode dengan awalan “EL”, sementara furnitur bisa diberi kode “FU”.

3. Menggunakan Nomor Urut dan Seri

Setelah kategori ditentukan, langkah berikutnya adalah memberikan nomor urut atau seri pada setiap barang. Nomor urut ini akan mempermudah identifikasi barang dalam kategori yang sama. Misalnya, setelah kode kategori “EL” untuk barang elektronik, Anda bisa menambahkan nomor urut, seperti “EL-001”, “EL-002”, dan seterusnya.

4. Dokumentasi dan Evaluasi Berkala

Setelah kode dibuat, penting untuk melakukan dokumentasi yang baik mengenai struktur kode barang inventaris yang telah diterapkan. Semua informasi terkait kode barang harus dicatat dengan jelas dalam database atau dokumen pengelolaan inventaris. Dokumentasi ini akan menjadi referensi utama bagi staf dalam penggunaan dan pemeliharaan kode barang.

5. Memastikan Keamanan dan Akses Terbatas

Setelah kode barang inventaris diterapkan, penting untuk memastikan bahwa akses ke sistem pengelolaan inventaris terbatas pada pihak yang berwenang. Keamanan data inventaris harus dijaga dengan ketat, mengingat bahwa kode barang ini berisi informasi penting terkait barang yang dimiliki perusahaan.

6. Pelatihan Tim dan Pengawasan

Langkah terakhir adalah memberikan pelatihan kepada tim yang terlibat dalam pengelolaan inventaris mengenai penggunaan sistem kode barang. Tim yang terlatih dengan baik akan lebih mampu menangani pengkodean dan pengelolaan barang dengan akurat, serta mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan.

7. Memanfaatkan Software Inventaris

Salah satu cara yang paling efisien dalam membuat dan mengelola kode barang inventaris adalah dengan memanfaatkan software inventaris. Dengan menggunakan perangkat lunak ini, Anda dapat dengan mudah mengatur format kode barang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Software inventaris memungkinkan sistem penomoran inventaris barang secara otomatis yang dapat meminimalkan kesalahan manusia dalam pencatatan, serta mempercepat proses input data barang.

Contoh Kode Barang Inventaris

1. Contoh Kode Barang untuk Elektronik

Untuk kategori barang elektronik, kode barang biasanya memerlukan format yang jelas dan detail, mengingat variasi produk yang sangat banyak. Sebagai contoh, sebuah televisi 32 inci dari merek XYZ bisa diberi kode sebagai berikut: EL-XYZ-32-001. Dalam kode ini, “EL” menunjukkan kategori elektronik, “XYZ” adalah merek atau produsen barang, “32” mengacu pada ukuran layar televisi dalam inci, dan “001” adalah nomor urut barang.

2. Contoh Kode Barang untuk Furniture

Untuk barang furnitur, sistem pengkodean yang jelas juga sangat diperlukan karena keberagaman jenis dan fungsi barang. Misalnya, sebuah kursi kantor yang terbuat dari kulit dapat diberi kode FU-KUL-001. Dalam kode ini, “FU” mewakili kategori furnitur, “KUL” menunjukkan bahan yang digunakan (kulit), dan “001” adalah nomor urut barang.

3. Contoh Kode Barang untuk Peralatan Kantor

Untuk barang-barang peralatan kantor, pengkodean yang terstruktur juga sangat penting. Sebagai contoh, untuk sebuah komputer desktop merek ABC, kode yang dapat digunakan adalah OF-ABC-DESK-001. Dalam kode ini, “OF” menunjukkan kategori peralatan kantor, “ABC” adalah merek komputer tersebut, “DESK” mengacu pada tipe barang (desktop), dan “001” adalah nomor urut barang.

Kelola Kode Barang Inventaris secara Mudah dengan WMS Bridgenr

Mengelola kode barang inventaris secara efektif adalah tantangan yang sering dihadapi banyak perusahaan, terutama dalam hal akurasi dan efisiensi pencatatan stok. WMS Bridgenr menawarkan solusi inovatif untuk mengatasi tantangan tersebut, dengan memanfaatkan teknologi terkini yang mengoptimalkan seluruh proses manajemen inventaris. Melalui beberapa fitur unggulannya, WMS Bridgenr membantu perusahaan meningkatkan ketepatan pencatatan barang dan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa fitur utama WMS Bridgenr yang dapat membantu menciptakan sistem kode barang yang lebih efisien dan akurat:

• Real-Time Tracking with IoT: Fitur pelacakan real-time menggunakan sensor IoT memastikan setiap barang dengan kode inventaris dapat dipantau secara langsung, meningkatkan akurasi dalam pelaporan dan pengelolaan stok.
• Dynamic Slotting Optimization: AI yang digunakan untuk mengatur tata letak gudang membantu dalam penataan barang sesuai kategori atau frekuensi pergerakannya, sehingga memudahkan pencarian dan pengelolaan barang dengan kode inventaris yang lebih tepat.
• Stock Forecasting: Dengan memprediksi kebutuhan stok berdasarkan data historis dan tren pasar, perusahaan dapat lebih tepat dalam menentukan jumlah dan jenis barang yang perlu diberi kode inventaris, menghindari overstocking atau understocking yang dapat mengganggu sistem manajemen inventaris.

WMS Bridgenr tidak hanya membantu dalam pembuatan kode barang inventaris yang efisien, tetapi juga memberikan solusi canggih yang memastikan setiap barang tercatat dengan akurat dan mudah dikelola. Fitur-fitur seperti pelacakan real-time, optimalisasi tata letak gudang, dan prediksi kebutuhan stok menjadikan proses inventarisasi lebih teratur dan efisien. Dengan solusi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan kesalahan pencatatan barang, yang pada akhirnya akan berkontribusi pada keberhasilan manajemen gudang dan rantai pasokan yang lebih baik.

Kesimpulan

Kode barang inventaris adalah elemen penting dalam manajemen gudang yang membantu Anda melacak, mengelompokkan, dan mengelola barang dengan lebih efektif. Dengan sistem yang tepat, seperti WMS Bridgenr, Anda bisa meningkatkan akurasi pencatatan, efisiensi pelacakan, serta mempermudah audit dan kontrol barang. Baik itu dengan menggunakan kode alfanumerik, barcode, atau teknologi canggih seperti RFID dan QR, penerapan kode barang yang terstruktur dengan baik adalah kunci untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris di perusahaan Anda.

Semua fitur ini bekerja untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi potensi kesalahan dalam proses pengelolaan inventaris Anda. Dengan mengadopsi sistem ini, Anda dapat memastikan kontrol yang lebih baik atas stok barang. Jika Anda ingin mengoptimalkan manajemen inventaris perusahaan Anda, cobalah demo dan konsultasi gratis dengan WMS Bridgenr untuk membantu Anda meraih efisiensi lebih tinggi dalam operasi gudang dan inventarisasi.