Arti Order Management System (OMS), Manfaat, dan Fiturnya

Order management system adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh tahapan pesanan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman barang. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memproses pesanan dengan cepat, memantau stok secara akurat, dan memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik.

Sayangnya, banyak pebisnis saat ini yang masih melakukan pengelolaan pesanan secara manual. Hal ini mengakibatkan berbagai masalah seperti kesalahan pengiriman, keterlambatan dalam pemrosesan, hingga masalah stok yang tidak terkontrol. Jika dibiarkan akan menghambat kelancaran operasional dan berpotensi membuat pelanggan kecewa. Inilah mengapa diperlukan penggunaan software order management software.

Artikel ini akan menjelaskan apa itu order management system, manfaat, dan fitur umum yang ada pada software. Dijelaskan pula bagaimana software OMS dapat mengatasi masalah-masalah dalam pengelolaan pesanan dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Apa itu Order Management System (OMS)?

Order management system adalah solusi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengatur proses pemesanan produk atau layanan dari pelanggan. Sistem ini mengawasi seluruh tahapan siklus pesanan, mulai dari penerimaan, pemrosesan, pemenuhan, pengiriman, hingga pelacakan.

Selain itu, OMS juga memberikan kontrol yang lebih besar terhadap seluruh rantai pasokan dan pengiriman. Hal ini tidak hanya mempercepat proses pengolahan pesanan, tetapi juga meningkatkan visibilitas bagi perusahaan untuk memantau status pesanan secara real-time, yang membuat respons terhadap perubahan atau permintaan pelanggan lebih cepat dan lebih akurat.

Tantangan Utama dalam Pengelolaan Pesanan

Pengelolaan pesanan dalam bisnis sering menghadapi beberapa tantangan yang dapat memengaruhi efisiensi dan kepuasan pelanggan. Beberapa tantangan utama yang umum ditemui antara lain:

1. Kesalahan dalam Pemrosesan Pesanan

Human error atau penggunaan sistem yang tidak tepat sering menyebabkan pengolahan pesanan yang salah. Misalnya, barang yang terkirim tidak sesuai dengan pesanan atau data yang tidak sinkron. Hal ini bisa mempengaruhi kepuasan pelanggan dan merugikan reputasi bisnis.

2. Pengelolaan Stok yang Tidak Akurat

Tanpa sistem yang baik, perusahaan sering kesulitan memantau stok secara akurat. Hal ini bisa mengarah pada kehabisan barang atau kelebihan stok yang tidak diperlukan. Akibatnya, perusahaan dapat kehilangan peluang penjualan atau menambah biaya penyimpanan barang.

3. Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan dalam pengiriman terjadi ketika proses pengelolaan pengiriman tidak efisien atau kurang terkoordinasi. Hal ini bisa disebabkan oleh masalah dalam pemilihan jasa pengiriman atau kesalahan dalam jadwal pengiriman. Pelanggan yang menunggu lebih lama mungkin kecewa dan memilih untuk berlaih ke pesaing.

4. Proses Retur yang Rumit

Mengelola proses retur barang tanpa sistem yang jelas dapat menyebabkan kebingungannya pelanggan. Tanpa prosedur yang sederhana, perusahaan bisa menghabiskan waktu lebih lama untuk memproses pengembalian. Kondisi ini bisa memperburuk pengalaman pelanggan dan merusak hubungan jangka panjang.

5. Kurangnya Visibilitas terhadap Status Pesanan

Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan sulit memantau status pesanan secara real-time. Hal ini membuat keputusan penting menjadi terlambat atau kurang akurat. Pelanggan juga kesulitan mendapatkan informasi tentang pengiriman mereka, yang dapat menyebabkan ketidakpuasan.

Manfaat Order Management System untuk Bisnis

Software ERP untuk manajemen pesanan menawarkan berbagai manfaat yang membantu bisnis mengelola pesanan dengan lebih baik. Sistem ini mengotomatisasi proses pemesanan, pengiriman, dan pengelolaan stok, sehingga bisnis dapat bekerja lebih cepat dan akurat. Berikut manfaat yang diperoleh bisnis ketika mengimplementasikan sistem ini:

• Peningkatan akurasi pesanan: Dengan otomatisasi, order management systems mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pengelolaan pesanan, seperti pengiriman barang yang salah.
• Penghematan waktu dan biaya: Proses pemesanan yang otomatis menghemat waktu dan mengurangi kebutuhan untuk pengolahan manual yang memakan biaya lebih besar.
• Peningkatan kepuasan pelanggan: Pelanggan menerima pesanan tepat waktu dan dapat melacak status pengiriman, memberikan pengalaman yang lebih baik.
• Visibilitas yang lebih baik: Data yang jelas tentang status pesanan dan stok barang membantu manajemen untuk mengambil keputusan lebih cepat dan tepat.
• Pengelolaan retur yang lebih mudah: OMS memudahkan proses retur barang dengan langkah-langkah yang lebih jelas dan terstruktur, mempercepat pengembalian atau penggantian barang.

Fitur-Fitur Penting Order Management System

Order management system (OMS) dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola seluruh proses pemesanan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Dengan berbagai fitur yang tersedia, software ini membantu perusahaan mengelola pesanan secara lebih terstruktur dan responsif. Fitur-fitur tersebut mencakup:

1. Penerimaan Pesanan

Software OMS mengumpulkan pesanan dari berbagai saluran, seperti situs web, telepon, atau toko fisik, dalam satu platform. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu lagi memasukkan data pesanan secara manual. Alhasil perusahaan dapat segera memproses setiap pesanan tanpa keterlambatan.

2. Pemrosesan Pesanan

Fitur ini mengatur langkah-langkah seperti verifikasi pembayaran dan cek ketersediaan stok secara otomatis. Dengan sistem yang terintegrasi, setiap pesanan akan diproses dengan cepat tanpa perlu intervensi manual. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan pesanan.

3. Manajemen Inventaris

Order management system memantau tingkat stok secara real-time dan memberi tahu jika ada barang yang hampir habis atau terlalu banyak. Data inventaris yang up-to-date memungkinkan perusahaan untuk merencanakan pembelian ulang dengan lebih tepat. Perusahaan pun dapat mengelola stok barang dengan lebih baik, menghindari kelebihan atau kekurangan.

4. Pengiriman dan Pelacakan

Setelah pesanan diproses, sistem OMS akan mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Sistem ini menyatukan informasi pengiriman dalam satu tempat, sehingga pelanggan dapat melacak status pengiriman dengan mudah. Hal ini mengurangi kebingungannya tentang kapan barang akan sampai.

5. Pengelolaan Retur dan Pembatalan

Fitur ini mengatur proses retur atau pembatalan dengan cara yang lebih terstruktur. Ketika pelanggan ingin mengembalikan barang, sistem akan langsung mengarahkannya ke langkah-langkah yang perlu dilakukan. Dengan demikian, proses pengembalian atau pembatalan menjadi lebih cepat dan mudah dikelola.

Tingkatkan Pengelolaan Pesanan dengan Order Management System Bridgenr

Kondisi bisnis kini semakin kompetitif. Jika pengelolaan pesanan masih lambat dan banyak kesalahan, ini bisa menjadi masalah besar. Proses manual yang memakan waktu, tidak hanya menyebabkan kesalahan pemesanan tetapi juga keterlambatan pengiriman dan ketidakakuratan stok.

Jika dibiarkan, hal ini dapat merusak hubungan dengan pelanggan dan berpotensi menurunkan profitabilitas. Untuk mengatasi masalah ini, Order Management System berbasis AI dari Bridgenr hadir sebagai solusi yang mengotomatiskan seluruh proses pemesanan, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan sistem yang lebih cepat dan tepat, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan meminimalisir gangguan dalam alur operasional mereka. Beberapa fitur utama yang membantu Anda mengoptimalkan proses manajemen pesananan adalah:

• Automated Order Management: Memungkinkan pemrosesan pesanan otomatis, mulai dari penerimaan hingga pengiriman untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan.
• POS Smart Checkout Systems: Sistem POS berbasis AI mempercepat transaksi di toko fisik dan online, serta mengelola data inventaris secara otomatis.
• Inventory Optimization: Memantau stok secara real-time dan memberikan notifikasi otomatis untuk mengelola pesanan dengan lebih efisien.
• Real-Time Order Tracking: Fitur ini memungkinkan pelacakan pesanan secara langsung untuk memberikan pembaruan status pesanan kepada pelanggan.
• Sales Analytics: Analisis penjualan memberikan data berharga yang digunakan untuk mengoptimalkan pemrosesan pesanan berdasarkan tren dan pola pembelian.
• Automated Order Fulfillment: Proses pemenuhan pesanan otomatis memungkinkan Anda mengelola setiap tahap dari gudang hingga pengiriman dengan lebih efisien.

Kesimpulan

Order management system (OMS) menawarkan solusi cerdas bagi bisnis untuk mengelola pesanan dengan lebih efisien. Dengan otomatisasi pada setiap langkah pemrosesan pesanan, dari penerimaan hingga pengiriman, ini membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan kecepatan operasional. 

Jika Anda ingin memecahkan masalah terkait pemrosesan pesanan yang lambat atau kesulitan dalam mengelola stok secara efisien, cobalah order management software Bridgenr dengan demo dan konsultasi gratis. Cari tahu lebih lanjut tentang bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda dan membantu proses yang lebih mudah.