Bagi banyak bisnis, pengelolaan inventaris sering kali menjadi sumber frustrasi. Stok yang tidak tercatat dengan akurat dapat menyebabkan dua masalah besar, yaitu kelebihan stok, yang membebani biaya penyimpanan. Atau kekurangan stok, yang mengakibatkan hilangnya peluang penjualan.
Selain itu, bisnis dengan rotasi produk lambat atau volume transaksi yang tidak terlalu tinggi sering kali merasa kesulitan untuk mengelola inventaris secara real-time. Sistem yang kompleks membutuhkan investasi besar dalam teknologi dan tenaga kerja, yang tidak selalu sebanding dengan kebutuhan operasional mereka.
Di sinilah periodic inventory system menjadi solusi ideal. Dengan pendekatan sederhana dan hemat biaya, sistem ini memungkinkan bisnis untuk fokus pada penghitungan stok berkala tanpa harus memantau setiap transaksi secara detail. Artikel ini akan membahas cara kerja, manfaat, dan implementasi sistem ini, serta bagaimana solusi modern seperti WMS dapat membantu mengatasi tantangan inventarisasi secara lebih efisien.
Pengertian Periodic Inventory System
Periodic Inventory System adalah metode penghitungan persediaan yang dilakukan secara berkala pada akhir periode tertentu, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan. Dalam sistem ini, perusahaan tidak mencatat perubahan stok barang secara real-time. Sebaliknya, data inventaris diperbarui berdasarkan hasil perhitungan fisik pada akhir periode. Metode ini sering digunakan oleh bisnis dengan volume barang yang tidak terlalu tinggi atau dengan rotasi produk yang lambat.
Sebagai perbandingan, perpetual inventory system menggunakan pencatatan stok secara langsung setiap kali terjadi transaksi, baik pembelian maupun penjualan. Perbedaan utama di antara kedua sistem ini terletak pada frekuensi dan metode pencatatan persediaan. Periodic Inventory System lebih sederhana dalam implementasinya, tetapi kurang akurat dibandingkan Perpetual Inventory System jika tidak didukung dengan pengelolaan yang disiplin.
Dengan memahami karakteristik masing-masing sistem, perusahaan dapat memilih pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Bagi bisnis kecil dengan anggaran terbatas, sistem inventarisasi periodik sering menjadi pilihan yang efisien.
Cara Kerja Periodic Inventory System
Periodic Inventory System bekerja berdasarkan proses penghitungan stok barang pada interval tertentu. Setiap langkah dalam sistem ini bertujuan memastikan akurasi inventaris sekaligus mempermudah administrasi persediaan. Berikut adalah penjelasan lebih detail melalui beberapa tahapan penting:
1. Pengumpulan Data Awal
Langkah pertama dalam Periodic Inventory System adalah mencatat jumlah stok awal yang tersedia pada awal periode. Informasi ini digunakan sebagai dasar untuk menentukan nilai persediaan awal, yang akan dibandingkan dengan stok akhir saat proses penghitungan selesai. Pada tahap ini, penting untuk memastikan data fisik sesuai dengan catatan administrasi untuk menghindari kesalahan dalam manajemen stok.
2. Penghitungan Transaksi Selama Periode
Selama periode berlangsung, transaksi pembelian dan penjualan barang dicatat tanpa memperbarui stok secara langsung. Jumlah barang masuk dan keluar hanya ditambahkan dalam laporan transaksi, tanpa pengurangan stok otomatis sebagaimana terjadi pada perpetual inventory system. Pendekatan ini membuat sistem lebih sederhana, meskipun membutuhkan upaya ekstra saat melakukan rekonsiliasi di akhir periode.
3. Penghitungan Stok Akhir
Pada akhir periode, perusahaan melakukan penghitungan fisik untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia. Penghitungan stok manual ini menjadi kunci utama untuk mendapatkan data inventaris terkini. Hasil perhitungan kemudian digunakan untuk menghitung nilai persediaan akhir, mengidentifikasi shrinkage (penyusutan stok), dan menyusun jurnal metode periodik dalam pembukuan akuntansi.
4. Rekonsiliasi dan Pelaporan
Setelah data stok akhir diperoleh, perusahaan melakukan rekonsiliasi dengan catatan transaksi selama periode. Proses ini bertujuan untuk mengevaluasi persediaan serta menentukan biaya barang yang terjual (COGS). Rekonsiliasi membantu mengidentifikasi kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pengelolaan stok barang.
Keuntungan Periodic Inventory System
Periodic Inventory System menawarkan berbagai keuntungan yang dapat menjadi solusi efektif bagi bisnis dengan kebutuhan inventarisasi sederhana. Berikut adalah beberapa manfaat utama sistem ini:
1. Hemat Biaya dan Sederhana
Salah satu kelebihan utama dari Periodic Inventory System adalah kesederhanaannya. Sistem ini tidak memerlukan investasi besar pada perangkat lunak atau teknologi khusus seperti yang dibutuhkan oleh sistem inventaris otomatis. Proses pencatatan manual atau semi-otomatis dapat dilakukan dengan biaya lebih rendah. Selain itu, karena tidak melibatkan pencatatan real-time, sistem ini lebih hemat waktu dan tenaga kerja dalam operasional sehari-hari.
2. Fleksibel untuk Produk Rotasi Lambat
Sistem inventarisasi periodik sangat cocok untuk bisnis yang menjual produk dengan rotasi lambat, seperti barang furnitur atau peralatan berat. Penghitungan stok berkala memungkinkan perusahaan untuk fokus pada pengelolaan stok tanpa harus memonitor setiap transaksi secara detail. Hal ini memberikan fleksibilitas lebih dalam manajemen stok barang.
3. Mengurangi Kompleksitas Administrasi
Karena pencatatan stok hanya dilakukan pada akhir periode, sistem ini membantu mengurangi beban administratif yang sering kali melekat pada pengelolaan stok barang. Perusahaan dapat lebih fokus pada aktivitas inti lainnya, sementara proses penghitungan persediaan dilakukan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Dengan demikian, pengelolaan stok barang menjadi lebih terstruktur dan terorganisir.
Cara Implementasi Periodic Inventory System
Implementasi Periodic Inventory System memerlukan perencanaan dan eksekusi yang terstruktur agar sistem ini dapat berjalan dengan efisien. Berikut adalah langkah-langkah penting dalam proses penerapannya:
1. Menentukan Periode Penghitungan
Langkah awal adalah menentukan frekuensi penghitungan stok yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Periode penghitungan bisa dilakukan bulanan, triwulanan, atau tahunan, tergantung pada jenis produk dan volume transaksi. Penentuan periode ini sangat penting untuk mengintegrasikan sistem manajemen inventaris dengan proses operasional lainnya. Pilihan interval yang tepat akan membantu mengoptimalkan pengelolaan stok barang tanpa mengganggu kelancaran aktivitas bisnis.
2. Pelatihan Tim Inventarisasi
Tim yang bertugas melakukan penghitungan persediaan perlu dibekali pelatihan khusus terkait metode pencatatan persediaan. Pelatihan ini meliputi cara menghitung stok secara manual, mengidentifikasi shrinkage, serta menyusun laporan inventaris. Tim yang kompeten memastikan bahwa proses penghitungan berjalan dengan akurat, meminimalkan kesalahan yang dapat berdampak pada evaluasi persediaan dan manajemen stok.
3. Dokumentasi dan Evaluasi Proses
Setiap hasil penghitungan stok harus didokumentasikan dengan rapi untuk mempermudah analisis dan pelaporan. Dokumentasi ini juga menjadi referensi utama dalam menyusun jurnal metode periodik pada pembukuan akuntansi. Selain itu, evaluasi berkala terhadap proses penghitungan perlu dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan keakuratan data. Dengan evaluasi yang konsisten, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang perbaikan dalam strategi manajemen inventaris.
Maksimalkan Pengelolaan Inventaris dengan WMS Bridgenr
Mengelola inventaris secara efisien adalah kunci keberhasilan bisnis, terutama dalam menghadapi dinamika pasar yang terus berubah. Setelah memahami konsep dan implementasi periodic inventory system, Anda dapat meningkatkan efektivitas manajemen stok dengan menggunakan sistem yang lebih canggih.
Salah satu solusi terbaik yang dapat mengintegrasikan berbagai kebutuhan inventarisasi adalah Warehouse Management System (WMS) Bridgenr. Sistem ini dirancang untuk membantu bisnis tidak hanya mengelola stok, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional melalui teknologi terkini. Dengan memanfaatkan kemampuan otomatisasi, analitik berbasis data, dan kecerdasan buatan, WMS Bridgenr memberikan solusi menyeluruh untuk berbagai tantangan dalam pengelolaan inventaris.
Berikut adalah fitur utama WMS Bridgenr yang dapat meningkatkan efisiensi operasional:
- Stock Forecasting: Prediksi kebutuhan stok berdasarkan data dan tren, menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan.
- Robotic Picking & Packing: Otomatisasi proses pengambilan dan pengemasan barang untuk mempercepat pemenuhan pesanan.
- Dynamic Slotting Optimization: AI mengatur tata letak gudang untuk akses barang yang lebih efisien.
- Automated Quality Inspection: Memastikan kualitas barang masuk/keluar melalui inspeksi otomatis.
- Real-Time Tracking with IoT: Pelacakan barang secara real-time dengan sensor IoT untuk visibilitas penuh.
- Predictive Maintenance for Equipment: Memprediksi kebutuhan perawatan alat untuk mencegah downtime.
Kesimpulan
Mengelola inventaris dengan tepat adalah langkah fundamental untuk mendukung kelancaran operasional bisnis. Periodic Inventory System menawarkan pendekatan yang sederhana dan hemat biaya bagi bisnis kecil hingga menengah, namun dapat menjadi kurang efisien tanpa dukungan teknologi yang memadai.
Untuk memastikan pengelolaan stok yang lebih optimal, Bridgenr menghadirkan Warehouse Management System (WMS) dengan fitur canggih seperti Stock Forecasting dan Robotic Picking & Packing yang dapat mengotomatiskan manajemen inventaris Anda secara menyeluruh. Tingkatkan efisiensi operasional dengan teknologi terkini melalui solusi WMS Bridgenr.
Jadwalkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana WMS Bridgenr dapat membantu bisnis Anda mencapai tingkat pengelolaan inventaris yang lebih unggul!