Cara Membuat Pro-forma Invoice dan Contohnya dalam Bisnis

Dalam dunia perdagangan internasional, dokumen transaksi seperti pro-forma invoice memainkan peran penting. Dokumen ini sering digunakan untuk memberikan estimasi biaya kepada pembeli sebelum barang atau jasa benar-benar dikirimkan. Selain menjadi alat komunikasi awal antara penjual dan pembeli, dokumen ini juga berfungsi sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan izin impor, kepabeanan, dan perencanaan pembayaran.

Namun, menyusun pro-forma invoice secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Di sinilah software akuntansi dapat membantu. Dengan fitur otomatisasi pembuatan dokumen dan integrasi data penjualan, software ini memungkinkan Anda membuat invoice dengan cepat dan akurat, sambil memastikan kesesuaian dengan standar perdagangan internasional.

Jika Anda ingin menghadapi tantangan dalam menyusun dokumen ini dengan benar atau ingin memanfaatkan pro-forma invoice untuk meningkatkan efisiensi bisnis, Simak artikel ini lebih lanjut untuk membahas pengertian, fungsi, hingga langkah-langkah efektif dalam membuatnya!

Apa itu Pro-forma Invoice?

Pro-forma invoice adalah dokumen sementara yang dikeluarkan supplier untuk memberikan estimasi biaya barang atau jasa kepada pembeli sebelum transaksi resmi dilakukan. Dokumen ini berfungsi untuk memberikan gambaran rinci mengenai transaksi, termasuk harga barang, jumlah, spesifikasi, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran, yang sangat berguna dalam perdagangan internasional.

Dalam konteks bisnis internasional, proforma invoice memiliki peran penting sebagai bagian dari dokumentasi bisnis. Misalnya, dokumen ini sering dibutuhkan untuk pengajuan izin impor atau sebagai referensi bagi pembeli untuk mengajukan kredit ke bank. Dengan adanya dokumen ini, Anda dapat memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami ketentuan transaksi secara jelas dan transparan, sehingga menghindari potensi sengketa di kemudian hari.

Fungsi Pro-forma Invoice dalam Bisnis

Jenis dokumen ini memiliki peran penting dalam mendukung transaksi bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Dokumen ini tidak hanya menjadi estimasi biaya tetapi juga memiliki berbagai fungsi strategis yang membantu kelancaran proses jual beli. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari dokumen ini:

1. Memberikan Informasi kepada Pembeli

Pro-forma invoice berfungsi sebagai dokumen yang memberikan informasi awal kepada pembeli mengenai detail transaksi. Informasi ini mencakup spesifikasi barang atau jasa, harga, jumlah, biaya tambahan, hingga syarat pembayaran dan pengiriman. Dengan dokumen ini, pembeli dapat memahami dengan jelas apa yang akan mereka terima dan berapa total biaya yang harus disiapkan.

Sebagai contoh, jika Anda menjual 1.000 unit komponen elektronik dengan harga Rp50.000 per unit, pro-forma invoice akan mencantumkan rincian tersebut bersama biaya pengiriman dan pajak. Informasi yang jelas ini membantu pembeli menghindari miskomunikasi atau ketidakpastian dalam proses transaksi.

2. Membantu Pembeli Mendapatkan Izin Impor

Dalam perdagangan internasional, dokumen ini sering digunakan oleh pembeli untuk mengajukan izin impor kepada otoritas terkait. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi yang mencantumkan rincian barang, nilai transaksi, dan asal barang, yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan kepabeanan.

Misalnya, jika Anda menjual peralatan manufaktur ke negara lain, pro-forma invoice dapat membantu pembeli Anda melengkapi dokumen impor yang diminta oleh bea cukai. Dengan dokumen yang terstruktur dengan baik, proses pengurusan izin dapat berjalan lebih cepat dan lancar.

3. Membantu Penjual Mendapatkan Persetujuan Pembeli

Bagi penjual, pro-forma invoice berfungsi untuk mendapatkan persetujuan awal dari pembeli sebelum pengiriman barang dilakukan. Dokumen ini memungkinkan pembeli untuk mengevaluasi rincian transaksi dan memberikan konfirmasi terhadap syarat dan biaya yang ditetapkan.

Sebagai contoh, jika pembeli meminta perubahan dalam spesifikasi atau kuantitas barang, dokumen ini dapat direvisi sebelum transaksi berlanjut. Hal ini membantu penjual dan pembeli menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa kedua pihak sepakat sebelum kontrak final dilakukan.

4. Meningkatkan Transparansi Transaksi

Dokumen ini memastikan bahwa setiap aspek dari transaksi, mulai dari harga hingga syarat pengiriman, tercatat secara rinci. Dengan begitu, dokumen ini meningkatkan transparansi dan meminimalkan risiko sengketa antara penjual dan pembeli.

Sebagai ilustrasi, jika pembeli mempertanyakan biaya pengiriman yang ditagihkan, Anda dapat merujuk pada dokumen ini untuk memberikan klarifikasi. Transparansi ini juga membantu membangun kepercayaan antara kedua belah pihak.

5. Memudahkan Proses Pembelian

Dokumen pro-forma invoice juga berfungsi sebagai alat untuk merencanakan dan memproses pembelian secara efisien. Dengan rincian biaya yang jelas, pembeli dapat mengajukan anggaran, merencanakan metode pembayaran, atau bahkan mengajukan pembiayaan kepada lembaga keuangan.

Misalnya, jika pembeli memerlukan pinjaman untuk membayar barang, mereka dapat menggunakan proforma invoice sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan kredit. Dengan ini, proses pembelian dapat berjalan lebih cepat dan tanpa hambatan.

Ciri-Ciri Pro-forma Invoice

Pro-forma invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Dokumen ini berfungsi sebagai perkiraan biaya sebelum penjualan final. Berikut adalah ciri-ciri utama dari pro-forma invoice yang perlu Anda ketahui.

1. Dokumen Pra-Faktur

Pro-forma invoice adalah dokumen yang dikeluarkan sebelum faktur sebenarnya. Ini berfungsi sebagai perkiraan biaya dan rincian transaksi sebelum barang atau jasa dikirimkan. Dokumen ini juga bisa digunakan untuk keperluan perizinan atau persetujuan sebelum transaksi final. Biasanya, pro-forma invoice digunakan dalam perdagangan internasional untuk proses bea cukai dan pengajuan kredit.

2. Rincian Produk atau Layanan

Pro-forma invoice berisi rincian lengkap tentang produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan total biaya. Hal ini memberikan gambaran jelas kepada pembeli tentang apa yang mereka akan terima dan berapa biayanya. Detail ini memungkinkan pembeli untuk memverifikasi kesesuaian dengan pesanan mereka dan menghindari kebingungannya setelah pengiriman.

3. Tidak Menunjukkan Kewajiban Pembayaran

Pro-forma invoice bukanlah tagihan resmi dan tidak menciptakan kewajiban pembayaran bagi pembeli. Ini hanya perkiraan biaya dan tidak dapat digunakan sebagai dasar untuk penagihan atau pembayaran. Dokumen ini lebih berfungsi sebagai bentuk transparansi untuk memberikan gambaran biaya awal sebelum transaksi yang lebih formal.

4. Penggunaan Sebagai Referensi

Pro-forma invoice sering digunakan sebagai referensi dalam negosiasi harga atau persyaratan pembayaran. Ini juga dapat digunakan untuk keperluan perizinan atau persetujuan sebelum transaksi final dilakukan. Dokumen ini sangat berguna untuk membantu pihak ketiga, seperti lembaga keuangan, memahami rincian transaksi sebelum memberikan persetujuan atau pendanaan.

5. Informasi Kontak Pemasok dan Pembeli

Proforma invoice mencantumkan informasi kontak lengkap dari pemasok dan pembeli, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Hal ini memudahkan komunikasi dan verifikasi informasi antara kedua belah pihak. Dengan adanya informasi ini, kedua pihak dapat memastikan keakuratan data dan menyelesaikan masalah terkait pengiriman atau pembayaran secara efisien.

Unsur-Unsur dalam Membuat Pro-forma Invoice

Dalam menyusun pro-forma invoice, ada beberapa unsur penting yang harus dimasukkan agar dokumen ini efektif dan dapat memenuhi fungsinya. Unsur-unsur ini mencakup informasi yang relevan tentang transaksi, seperti detail produk, harga, dan syarat pengiriman. Berikut adalah beberapa unsur utama yang perlu diperhatikan:

1. Informasi Penjual dan Pembeli

Setiap dokumen harus mencantumkan informasi lengkap tentang penjual dan pembeli. Informasi ini mencakup nama perusahaan, alamat, nomor kontak, dan identifikasi lainnya seperti nomor pajak atau ID perdagangan internasional (jika berlaku).

Sebagai contoh, jika perusahaan Anda adalah eksportir yang menjual barang ke luar negeri, mencantumkan detail kontak dengan jelas dapat membantu pembeli Anda mengajukan izin impor atau melacak dokumen dengan otoritas terkait. Kejelasan informasi ini juga meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak.

2. Deskripsi Barang atau Jasa

Pro-forma invoice harus mencantumkan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk nama produk, jumlah, ukuran, spesifikasi teknis, atau informasi tambahan yang relevan. Informasi ini harus ditulis secara rinci untuk memastikan bahwa pembeli memahami apa yang akan mereka terima.

Contohnya, jika Anda menjual mesin industri, pastikan deskripsi produk mencakup merek, model, dan kapasitas mesin. Detail ini tidak hanya membantu pembeli memahami nilai produk tetapi juga dapat digunakan untuk keperluan kepabeanan atau izin impor.

3. Harga dan Total Estimasi Biaya

Salah satu komponen utama proforma invoice adalah estimasi biaya. Dokumen ini harus mencantumkan harga barang per unit, total harga berdasarkan kuantitas, biaya pengiriman, pajak, dan biaya lainnya yang relevan. Semua komponen biaya harus dirincikan agar pembeli mendapatkan gambaran total biaya yang harus mereka siapkan.

Sebagai contoh, jika Anda menjual produk dengan harga Rp100.000 per unit, dan pembeli memesan 500 unit, maka total harga barang adalah Rp50.000.000. Jika ada biaya pengiriman sebesar Rp5.000.000, tambahkan angka ini dalam kolom terpisah untuk memberikan transparansi kepada pembeli.

4. Metode Pembayaran dan Syarat Pengiriman

File ini juga harus mencantumkan metode pembayaran yang disepakati, seperti transfer bank, pembayaran kredit, atau metode lain yang sesuai. Selain itu, syarat pengiriman, seperti Incoterms (FOB, CIF, atau EXW), juga harus dijelaskan untuk memastikan kedua belah pihak memahami tanggung jawab mereka dalam proses pengiriman.

Misalnya, jika Anda menggunakan Incoterm FOB (Free On Board), pastikan dokumen ini mencantumkan bahwa pembeli bertanggung jawab atas biaya pengiriman setelah barang dimuat di kapal. Kejelasan ini menghindari kebingungan dan memastikan kelancaran transaksi.

5. Tanggal Penerbitan dan Masa Berlaku

Setiap pro-forma invoice harus mencantumkan tanggal penerbitan dan masa berlaku dokumen. Informasi ini penting untuk memberikan pembeli tenggat waktu dalam memberikan persetujuan atau memproses pembelian berdasarkan harga yang tercantum.

Contohnya, jika dokumen diterbitkan pada 1 November 2024, Anda dapat menetapkan masa berlaku hingga 30 November 2024. Hal ini membantu menghindari perubahan harga atau kondisi lainnya yang dapat memengaruhi transaksi jika persetujuan tidak segera diberikan.

Perbedaan Pro-forma Invoice dengan Invoice

Pro-forma invoice sering disamakan dengan invoice biasa, padahal keduanya memiliki perbedaan yang signifikan dalam fungsi, status hukum, dan waktu penggunaannya. Pemahaman yang tepat tentang perbedaan ini dapat membantu Anda mengelola transaksi bisnis dengan lebih efektif. Berikut adalah lima aspek utama yang membedakan pro-forma invoice dari invoice biasa:

1. Dari Segi Status Hukum

Pro-forma invoice tidak memiliki status hukum yang mengikat. Dokumen ini hanya berfungsi sebagai estimasi biaya atau penawaran awal dari penjual kepada pembeli, tanpa kewajiban pembayaran langsung. Sebaliknya, invoice biasa adalah dokumen resmi yang mengikat secara hukum dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli.

Bagi Anda yang terlibat dalam perdagangan internasional, memahami perbedaan ini sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam penggunaan dokumen. Pro-forma invoice tidak dapat digunakan sebagai bukti pembayaran atau pencatatan keuangan, sementara invoice biasa sering menjadi bagian penting dalam pelaporan keuangan perusahaan.

2. Dari Segi Tujuan

Tujuan utama pro-forma invoice adalah memberikan estimasi kepada pembeli mengenai total biaya transaksi, termasuk harga barang, pajak, dan biaya pengiriman. Dokumen ini digunakan untuk membantu pembeli merencanakan anggaran atau mengajukan izin impor.

Sebaliknya, invoice biasa bertujuan untuk menagih pembayaran dari pembeli setelah barang atau jasa dikirimkan. Invoice ini menjadi dasar untuk memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang disepakati dalam kontrak.

3. Dari Segi Isi

Isi pro-forma invoice biasanya lebih fleksibel dibandingkan invoice biasa. Dokumen ini mencakup detail transaksi seperti harga barang, kuantitas, dan syarat pengiriman, tetapi informasinya dapat berubah sebelum transaksi diselesaikan.

Di sisi lain, invoice biasa mencakup informasi final yang tidak dapat diubah, seperti jumlah total yang harus dibayar, detail pajak, dan tenggat waktu pembayaran. Perbedaan ini mencerminkan fungsi pro-forma invoice sebagai dokumen estimasi, sementara invoice biasa adalah dokumen pembayaran resmi.

4. Dari Segi Waktu Pengiriman

Pro-forma invoice dikirimkan sebelum barang atau jasa disediakan, sehingga memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai transaksi yang akan terjadi. Dokumen ini sering kali menjadi langkah awal dalam negosiasi antara penjual dan pembeli.

Sebaliknya, invoice biasa dikirimkan setelah barang dikirim atau layanan selesai diberikan. Invoice ini memastikan bahwa pembeli mengetahui jumlah pembayaran yang harus diselesaikan berdasarkan kesepakatan sebelumnya.

5. Dari Segi Penggunaan dalam Perdagangan Internasional

Dalam perdagangan internasional, ini digunakan sebagai dokumen pendukung untuk berbagai keperluan, seperti pengajuan izin impor, dokumentasi kepabeanan, atau negosiasi harga. Dokumen ini memberikan fleksibilitas bagi pembeli dan penjual untuk menyepakati syarat sebelum kontrak formal dibuat.

Sementara itu, invoice biasa memiliki peran yang lebih formal dan legal dalam proses transaksi. Invoice ini digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang telah diselesaikan, sehingga menjadi bagian dari dokumentasi yang diperlukan untuk pelaporan pajak atau audit.

Cara Membuat Pro-forma Invoice

Membuat ini dengan cara yang efektif memerlukan perhatian pada detail untuk memastikan bahwa dokumen ini dapat memenuhi fungsinya dengan baik. Berikut adalah tujuh langkah yang dapat Anda ikuti untuk menyusun pro-forma invoice secara profesional:

1. Cantumkan Informasi Penjual dan Pembeli

Langkah pertama adalah mencantumkan informasi lengkap tentang penjual dan pembeli. Untuk penjual, pastikan mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor kontak, dan nomor pajak jika berlaku. Sedangkan untuk pembeli, Anda perlu mencantumkan informasi serupa, termasuk nama kontak utama yang bertanggung jawab atas transaksi.

Informasi ini penting untuk memastikan bahwa dokumen dapat digunakan sebagai referensi yang sah oleh kedua belah pihak. Dalam transaksi internasional, mencantumkan nomor registrasi atau identifikasi perdagangan juga membantu pembeli mengajukan izin impor atau melengkapi dokumentasi kepabeanan.

2. Rincikan Deskripsi Barang atau Jasa

Setiap proforma invoice harus mencantumkan deskripsi barang atau jasa secara rinci. Rincian ini mencakup nama produk, kuantitas, ukuran, spesifikasi teknis, dan informasi relevan lainnya. Jika ada kebutuhan khusus, seperti bahan baku yang digunakan, pastikan untuk menyertakannya dalam dokumen.

Misalnya, jika Anda menjual komponen elektronik, sertakan informasi seperti merek, tipe, dan kompatibilitas produk. Deskripsi yang jelas membantu pembeli memahami produk secara mendalam, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dalam pengiriman atau persetujuan.

3. Tetapkan Harga dan Total Biaya

Harga barang atau jasa harus dijelaskan dengan detail, termasuk harga per unit dan total berdasarkan jumlah pesanan. Selain itu, cantumkan semua biaya tambahan, seperti pajak, biaya pengiriman, atau asuransi, untuk memberikan gambaran lengkap tentang estimasi biaya.

Sebagai contoh, jika harga barang adalah Rp10.000 per unit dan pembeli memesan 500 unit, maka total harga adalah Rp5.000.000. Jika ada biaya pengiriman sebesar Rp500.000, tambahkan sebagai item terpisah agar pembeli memahami struktur biaya secara transparan.

4. Tulis Syarat Pembayaran

Pro-forma invoice harus mencantumkan syarat pembayaran yang jelas. Informasikan metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, kredit, atau metode lainnya. Sertakan juga tenggat waktu pembayaran atau ketentuan khusus lainnya, seperti potongan harga untuk pembayaran lebih awal.

Misalnya, jika Anda memberikan diskon 5% untuk pembayaran dalam waktu 10 hari, tuliskan dengan jelas dalam dokumen. Syarat pembayaran yang spesifik membantu menghindari miskomunikasi dan mempermudah pembeli dalam mengatur pembayaran.

5. Sertakan Syarat dan Waktu Pengiriman

Informasikan bagaimana barang akan dikirim dan kapan estimasi pengiriman dilakukan. Jika menggunakan metode pengiriman seperti sea freight, air freight, atau transportasi darat, sebutkan dengan jelas dalam dokumen. Tambahkan juga syarat pengiriman berdasarkan Incoterms, seperti FOB (Free On Board) atau CIF (Cost, Insurance, and Freight).

Sebagai contoh, jika Anda menggunakan CIF, pastikan mencantumkan bahwa penjual akan menanggung biaya pengiriman hingga pelabuhan tujuan. Kejelasan ini penting untuk membantu pembeli memahami tanggung jawab masing-masing pihak dalam proses pengiriman.

6. Tambahkan Tanggal Penerbitan dan Masa Berlaku

Setiap pro-forma invoice harus mencantumkan tanggal penerbitan untuk menunjukkan kapan dokumen dibuat. Selain itu, tambahkan masa berlaku untuk menetapkan tenggat waktu bagi pembeli dalam memberikan persetujuan atau menyelesaikan proses pembelian.

Sebagai contoh, jika ini diterbitkan pada 1 Januari 2024, Anda dapat menetapkan masa berlaku hingga 31 Januari 2024. Informasi ini memberikan pembeli waktu yang cukup untuk mempertimbangkan transaksi tanpa membiarkan dokumen kadaluarsa.

7. Gunakan Sistem Terintegrasi

Dalam menyusun pro-forma invoice, menggunakan alat yang tepat dapat mempermudah proses pembuatan dan memastikan hasil yang akurat. Salah satu solusi terbaik adalah menggunakan sistem ERP finance yang dirancang untuk mengintegrasikan pengelolaan dokumen seperti pro-forma invoice dengan data keuangan perusahaan. Sistem ini memungkinkan otomatisasi proses, sehingga dokumen dapat dihasilkan lebih cepat dan sesuai standar profesional. 

Dengan format yang rapi, pembeli akan lebih mudah memahami isi dokumen dan menggunakannya untuk keperluan seperti pengajuan kredit atau izin impor. Format profesional juga menunjukkan bahwa perusahaan Anda serius dalam menjalankan bisnis, sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Contoh Pro-forma Invoice untuk Transaksi Bisnis

Berikut ini adalah contoh pro-forma invoice yang mencakup rincian barang, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran, untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana dokumen ini digunakan dalam transaksi bisnis.

Permudah Pembuatan Pro-forma Invoice dengan Software Akuntansi Bridgenr

Pembuatan pro-forma invoice yang akurat dan profesional sering kali menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan dengan transaksi yang kompleks. Kesalahan kecil, seperti rincian harga yang tidak tepat atau penghitungan biaya tambahan yang kurang akurat, dapat menghambat kelancaran proses jual beli. Software akuntansi Bridgenr hadir untuk membantu Anda mengatasi tantangan ini dengan solusi otomatisasi yang inovatif dan fitur yang dirancang khusus untuk mendukung pembuatan dokumen keuangan.

Berikut adalah fitur utama Bridgenr yang memudahkan Anda dalam menyusun pro-forma invoice secara cepat dan profesional:

• Robotic Invoice Processing: Fitur ini memungkinkan Anda memproses dokumen seperti pro-forma invoice secara otomatis.
• Dynamic Budgeting and Allocation: Dengan bantuan AI, fitur ini memungkinkan penghitungan biaya tambahan seperti pengiriman atau pajak dilakukan secara real-time.
• Compliance Monitoring & Reporting: Fitur ini membantu memastikan bahwa pro-forma invoice Anda sesuai dengan standar akuntansi dan regulasi internasional.
• Real-Time Financial Insights: Bridgenr memberikan laporan keuangan terkini, memungkinkan Anda untuk menyusun pro-forma invoice yang mencerminkan harga dan biaya aktual.

Dengan software akuntansi Bridgenr, pembuatan dokumen ini menjadi lebih cepat, akurat, dan sesuai standar profesional. Solusi ini tidak hanya mempermudah proses administrasi tetapi juga membantu Anda membangun kepercayaan dengan pembeli melalui dokumen yang transparan dan detail. 

Kesimpulan

Pro-forma invoice adalah elemen penting dalam proses transaksi bisnis, terutama di sektor perdagangan internasional. Dokumen ini memberikan estimasi awal tentang biaya, spesifikasi barang, dan syarat transaksi, sehingga membantu pembeli dan penjual menyepakati detail transaksi sebelum kontrak formal dibuat. Dengan fungsinya yang strategis, dokumen ini tidak hanya mendukung kelancaran negosiasi, tetapi juga berperan dalam pengajuan izin impor, perencanaan anggaran, hingga pengelolaan transparansi transaksi.

Namun, membuat pro-forma invoice yang akurat dan profesional bisa menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan dengan transaksi kompleks dan volume tinggi. Di sinilah Sistem ERP Finance dari Bridgenr menawarkan solusi praktis. Dengan fitur seperti Robotic Invoice Processing, Dynamic Budgeting and Allocation, serta Real-Time Financial Insights, software ini mempermudah pembuatan dokumen ini secara otomatis, akurat, dan sesuai dengan standar regulasi internasional.

Tingkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan dokumen bisnis Anda bersama Bridgenr. Jadwalkan demo gratis sekarang dan konsultasikan kebutuhan spesifik bisnis Anda dengan ahli kami. Dengan Bridgenr, kelola transaksi bisnis Anda dengan lebih cerdas dan terencana!