Ketahui Arti Purchase Requisition dan Cara Membuatnya

Dalam proses pengadaan barang dan jasa, setiap perusahaan membutuhkan sistem yang efektif untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan cara yang terorganisir dan sesuai anggaran. Salah satu dokumen penting dalam proses ini adalah purchase requisition. Namun, meskipun sering digunakan, banyak yang masih bingung bagaimana cara kerjanya dalam sistem pengadaan barang dan jasa.

Form permintaan pembelian ini biasanya diajukan ke departemen pengadaan atau procurement team, yang kemudian memproses permintaan tersebut sesuai dengan prosedur yang berlaku. Ini juga digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, estimasi biaya, dan alasan pembelian.

Dengan adanya ini, perusahaan dapat mengatur dan mengelola pengadaan barang dengan lebih terstruktur, mempermudah proses persetujuan internal, dan menghindari pemborosan atau pembelian yang tidak terkontrol. Pada artikel ini, kami akan membahas lebih dalam tentang purchase requisition, bagaimana cara membuatnya, serta manfaat pentingnya dokumen ini bagi kelancaran pengadaan dalam perusahaan.

Pengertian Purchase Requisition

Purchase requisition adalah dokumen yang digunakan oleh seorang pemohon di dalam perusahaan untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa tertentu. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan resmi yang diajukan kepada departemen pengadaan atau procurement team untuk memulai proses pembelian. Pada umumnya, ini mencakup rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diminta, perkiraan biaya, dan alasan pengadaan.

Surat ini berfungsi untuk mengatur dan mengontrol pengeluaran dalam perusahaan, karena setiap permintaan harus disetujui terlebih dahulu sebelum dapat diproses lebih lanjut. Purchase requisition memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan transparansi, dengan melibatkan persetujuan dari pihak yang berwenang dalam perusahaan. Dokumen ini sangat penting dalam pengelolaan procurement atau pengadaan barang, karena membantu perusahaan merencanakan dan mengelola anggaran pengadaan dengan lebih baik dan menghindari pembelian yang tidak terencana.

Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order

Meskipun keduanya berhubungan dengan proses pengadaan barang dan jasa, keduanya memiliki fungsi dan peran yang berbeda dalam siklus pengadaan perusahaan. Memahami perbedaan antara keduanya sangat penting bagi Anda yang terlibat dalam prosedur pembelian perusahaan, karena hal ini akan memudahkan Anda dalam mengelola proses pengadaan dengan lebih efektif.

1. Fungsi dan Tujuan

Purchase requisition adalah dokumen yang digunakan oleh departemen atau individu di perusahaan untuk meminta persetujuan atas pembelian barang atau jasa. Tujuan utama dari purchase requisition adalah untuk memberi tahu departemen pengadaan tentang kebutuhan barang atau jasa tertentu, serta memberikan rincian mengenai barang yang diperlukan, jumlah, dan alasan pengadaan. Dokumen ini tidak mengikat vendor atau penyedia jasa untuk mengirimkan barang.

Sementara itu, purchase order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh departemen pengadaan setelah ini disetujui. PO merupakan perintah resmi kepada vendor atau penyedia jasa untuk menyediakan barang atau jasa yang telah disetujui, dengan rincian harga, jumlah, dan pengiriman yang telah disetujui sebelumnya. Banyak perusahaan yang kini menggunakan software purchase order untuk mempermudah pembuatan dan pelacakan purchase order, meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam proses pembelian.

2. Proses dan Persetujuan

Proses pembuatan purchase requisition dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa oleh departemen atau individu yang membutuhkan. Setelah permintaan diajukan, dokumen ini biasanya memerlukan persetujuan internal dari manajer atau pihak yang berwenang sebelum diteruskan ke departemen pengadaan. Setelah disetujui, ini menjadi dasar bagi purchase order yang kemudian akan diproses.

Di sisi lain, bukti pembelian merupakan langkah yang lebih final dalam proses pengadaan, karena setelah PO dikeluarkan, vendor atau penyedia jasa wajib memenuhi permintaan tersebut sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan dalam purchase order. PO juga digunakan untuk melacak status pengiriman barang atau jasa yang diminta.

3. Waktu Penerbitan

Purchase requisition diterbitkan lebih awal dalam siklus pengadaan, sebelum pembelian dilakukan. Dokumen ini adalah langkah pertama yang memulai proses pembelian. Sedangkan purchase order diterbitkan setelah ini disetujui dan menjadi langkah yang lebih formal dan lebih lanjut dalam mengonfirmasi pembelian yang akan dilakukan.

4. Dokumentasi dan Penyimpanan

Dokumen ini umumnya disimpan dalam arsip internal perusahaan dan digunakan untuk memantau status persetujuan dan kebutuhan pengadaan. Sedangkan purchase order disimpan sebagai bagian dari dokumentasi transaksi resmi dengan vendor dan digunakan untuk pencatatan pengeluaran dan pembayaran. Dengan menggunakan teknologi, proses pencatatan dan pelacakan PO dapat dilakukan secara lebih otomatis dan terintegrasi, mempercepat alur kerja dan meminimalkan risiko kesalahan manusia.

Manfaat Purchase Requisition bagi Perusahaan

Purchase requisition memiliki berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan, terutama dalam hal pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan dapat lebih mudah mengatur, mengawasi, dan mengontrol proses pengadaan dengan lebih sistematis. Mari kita simak apa saja manfaatnya di bawah ini!

1. Meningkatkan Kontrol Pengeluaran

Salah satu manfaat utama dari purchase requisition adalah membantu perusahaan dalam meningkatkan kontrol terhadap pengeluaran. Dengan dokumen ini, setiap permintaan barang atau jasa harus disetujui oleh pihak yang berwenang, sehingga memastikan bahwa hanya pengadaan yang memang diperlukan yang akan diproses. Hal ini mencegah pengeluaran yang tidak terkontrol atau pembelian yang tidak perlu, yang dapat merugikan perusahaan dalam jangka panjang.

2. Mempermudah Proses Persetujuan Internal

Cara ini mempermudah persetujuan internal dalam pengadaan barang atau jasa. Proses ini memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam keputusan pengadaan dapat melihat dengan jelas alasan, anggaran, dan kebutuhan barang yang diajukan. Ini meminimalkan risiko kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pengadaan yang bisa muncul akibat kurangnya transparansi atau komunikasi yang tidak jelas.

3. Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Pengadaan

Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan barang. Dokumen ini memberikan gambaran yang jelas mengenai kebutuhan pengadaan, yang memudahkan departemen pengadaan dalam merencanakan dan melaksanakan pembelian. Selain itu, ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memulai proses pembelian, karena semua informasi terkait barang atau jasa yang dibutuhkan sudah terdokumentasi dengan rapi.

4. Mendukung Proses Audit dan Kepatuhan

Purchase requisition berfungsi sebagai jejak audit yang penting dalam pengelolaan pengadaan. Dokumen ini memungkinkan perusahaan untuk melacak setiap permintaan dan persetujuan pembelian yang dilakukan. Dengan adanya ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pengadaan dilakukan sesuai dengan kebijakan internal, serta memenuhi regulasi dan standar kepatuhan yang berlaku.

Cara Membuat Purchase Requisition yang Efektif

Dokumen ini harus mengandung informasi yang jelas dan terperinci agar tidak ada kebingungan dalam proses pengadaan. Berikut adalah beberapa langkah penting yang perlu Anda pertimbangkan untuk membuat purchase requisition yang efektif:

1. Menentukan Nomor Dokumen

Langkah pertama adalah memberikan nomor unik untuk setiap permintaan pembelian. Nomor ini akan mempermudah pencatatan, pelacakan, dan pencocokan dokumen di masa depan. Nomor ini juga membantu dalam menghindari kebingungan atau duplikasi dalam sistem pengadaan, memudahkan tim pengadaan untuk mengakses dokumen yang diperlukan tanpa kesulitan.

2. Identitas Departemen Pemohon

Setiap purchase requisition harus mencantumkan identitas lengkap departemen atau individu yang mengajukan permintaan pembelian. Informasi ini penting untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas permintaan tersebut dan memudahkan proses komunikasi antara departemen pengadaan dan pemohon. Departemen pemohon juga harus mencantumkan rincian terkait kontak yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai permintaan pembelian.

3. Barang atau Jasa yang Diminta

Selanjutnya, dokumen purchase requisition harus memuat rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang diminta. Deskripsi yang jelas tentang barang atau jasa ini sangat penting untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan dengan tepat. Selain itu, informasi tambahan seperti ukuran, spesifikasi teknis, dan jumlah yang dibutuhkan harus dicantumkan agar tim pengadaan bisa melakukan pembelian dengan lebih tepat dan efisien.

4. Estimasi Biaya dan Anggaran

Anda perlu merencanakan estimasi biaya untuk barang atau jasa yang diminta. Hal ini membantu dalam perencanaan anggaran dan memastikan bahwa pengadaan yang diminta sesuai dengan anggaran yang tersedia. Menyertakan estimasi biaya dalam dokumen ini mempermudah tim pengadaan mengevaluasi kelayakan pembelian sesuai anggaran. Hal ini juga memberikan transparansi biaya kepada semua pihak terkait.

5. Rekomendasi Vendor

Meskipun ini adalah dokumen internal, beberapa perusahaan memilih untuk mencantumkan rekomendasi vendor yang diinginkan untuk memenuhi permintaan pengadaan. Menyertakan nama vendor atau penyedia jasa yang direkomendasikan dapat mempercepat proses pengadaan, karena tim pengadaan sudah memiliki pilihan awal yang dapat langsung dipertimbangkan. Namun, vendor yang direkomendasikan tetap harus melalui proses seleksi dan evaluasi yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Efisiensi Purchase Requisition dengan ERP Purchasing Management Bridgenr

Proses purchase requisition sering kali menghadapi tantangan, seperti pengelolaan permintaan pembelian yang lambat, kesalahan manual dalam dokumen, hingga sulitnya melacak status persetujuan. Masalah ini tidak hanya memperlambat pengadaan barang, tetapi juga meningkatkan risiko pemborosan anggaran.

Untuk mengatasi hambatan tersebut, penggunaan software purchasing management menjadi solusi efektif yang mampu mengotomatiskan dan menyederhanakan seluruh proses permintaan pembelian, mulai dari pengajuan hingga persetujuan.

Bridgenr menyediakan software purchasing management yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola purchase requisition secara lebih efisien dan terorganisir. Dengan teknologi berbasis AI dan alur kerja otomatis, Bridgenr memastikan proses pengadaan barang dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan transparan. Berikut adalah fitur utamanya:

• Automated Purchase Requests: Membuat permintaan pembelian otomatis berdasarkan kebutuhan stok.
• Supplier Performance Analysis: Membantu memilih pemasok terbaik melalui analisis kinerja berbasis AI.
• Dynamic Spend Forecasting: Memprediksi pengeluaran untuk memastikan pengadaan sesuai anggaran.
• Automated Approval Workflows: Mempercepat proses persetujuan pembelian dengan alur kerja otomatis.
• Real-Time Order Tracking: Melacak status permintaan pembelian hingga menjadi pesanan secara real-time.

Dengan Bridgenr, perusahaan dapat mengelola proses purchase requisition dengan lebih efektif, menghemat waktu, dan memastikan pengadaan barang berjalan lancar tanpa hambatan.

Kesimpulan

Pengelolaan purchase requisition yang efisien adalah kunci untuk memastikan pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan cara yang terorganisir, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Dengan adanya software purchasing management Bridgenr, proses ini menjadi lebih transparan, terkontrol, dan cepat, mengurangi potensi kesalahan manual dan mempercepat setiap tahap bisnis. Fitur-fitur canggih seperti rekomendasi pemasok, analisis harga dinamis, dan otomatisasi pembuatan purchase order membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan efisiensi operasional.

Jika Anda ingin merasakan langsung bagaimana Bridgenr dapat mengoptimalkan pengelolaan purchase requisition di perusahaan Anda, cobalah demo dan konsultasi gratis supaya Anda dapat melihat bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Dengan Bridgenr, Anda bisa menciptakan proses pengadaan yang lebih efisien, hemat biaya, dan terorganisir dengan baik.